Hyvän tarjouspyynnön elementit – vinkkejä sisustussuunnittelun tarjouskilpailutukseen
Luovien alojen palveluiden kilpailuttaminen on haastavaa hommaa, varsinkin, jos sitä tekee ensimmäisiä kertoja. Parhaimmillaan tarjouspyyntö mahdollistaa tarjouksen jättämisen ilman sen kummempia tarkennuksia ja pahimmillaan saat paluupostina läjäpäin kysymyksiä, joihin et ollut valmistautunut ja tarjouksia eri sisällöillä ja hurjalla hintahaarukalla. Törmäämme arjessa jos jonkinlaiseen sisustussuunnittelun tarjouspyyntöön ja päädyimme avaamaan tässä artikkelissa elementit, jotka hyvä sisustussuunnittelun tarjouspyyntö pitää sisällään.
Aina kaikkia pyydettyjä tai tarvittavia tietoja ei ole saatavilla ja pärjäämme pienen epätietoisuuden kanssa. Hankkeesta riippuen jotkin palvelun sisältöön vaikuttavat asiat selviävät vasta kuin taustatutkimus ja yhteiset tavoitteet on määritetty tai jopa ensimmäinen luonnossuunnitteluvaihe on tehty. Siksi keskustelemme mielellämme kanssasi eri vaihtoehdoista. Autamme sinua tarjouspyynnön laatimisessa ja osallistumme mielellämme myös markkinavuoropuheluun.
Hankkeen kuvaus, tarpeiden ja tavoitteiden avaaminen
Tarjouspyynnön olennainen osa on yleinen hankkeen kuvaus ja sillä on hyvä aloittaa. Kuvaus kertoo esimerkiksi, onko kyseessä remontti vai aloitetaanko uuden kohteen suunnittelua. Toteutetaanko kohde omiin tiloihin vai ollaanko vuokralaisasemassa sekä liittyykö tilahankkeeseen muita kehitysprojekteja, kuten brändiuudistus.
Tärkeä osa on myös tavoitteiden kirjaaminen selkeästi. Mikä on tilahankkeenne tausta ja mihin muutoksella pyritte ja mitä erityisesti toivotte sisustusarkkitehdin tuovat hankkeeseenne? Aina nämä asiat eivät ole selkeitä. Ja on hyvä pohtia, olisiko esimerkiksi laajemmasta taustatutkimuksesta apua tavoitteiden määrittämiseen.
Budjetti
Hankebudjetti on tärkeä tieto, kun laskemme suunnitteluun kuluvaa aikaa. Meille budjetti on ohjain, joka kertoo mihin on varaa ja mitä osia on järkevä suunnitella. Suoraan sanottuna mihin on varaa. Budjetti kertoo myös paljon realistisesta laatutasosta, jota tavoitellaan. Rohkenemme myös kertoa, mikäli tavoitteet ja budjetti ovat ristiriidassa. Aina budjettia ei haluta kertoa tarjouspyyntövaiheessa. Sekin on ihan ymmärrettävää. Silloin erityisesti tehtävän kuvaus ja haluttu valmiin suunnitelman taso on syytä harkita ja avata tarkemmin.
Tilat ja suunnittelualue
Oli hanke millainen tahansa, oleellista on suunniteltavien tilojen kuvaaminen. Neliöt kertovat minkä kokoisesta hankkeesta on kyse ja suunnittelualue sekä sen toiminnot on hyvä luetella. Myös kaikki tilatyypit on hyvä listata vaikka ranskalaisilla viivoilla, millaisia tiloja suunnittelun tulee pitää sisällään. Niitä ovat esimerkiksi neuvottelu-, tauko- asiakas- sosiaalitilat jne. Eri tilatyyppien listaaminen auttaa sinua myös hahmottamaan tavoitteita, millaisia tiloja tarvitsette.
Meille pohjapiirustus kertoo enemmän kuin tuhat sanaa. Muistathan lähettää sen kuvana tai pdf-tiedostona. Remonttia tehdessä olisi hyvä selvittää onko tiloista saatavana sähköistä esim. dwg-muotoista pohjapiirustusta tai muita piirustuksia, kuten leikkauksia. Mikäli näitä ei ole saatavilla, pystymme huomioimaan pohjapiirustusten sähköistämisen tarjouksessamme.
Silloin kun halutaan tilasuunnittelua ja ollaan toteuttamassa isompaa remonttia, meille on oleellista tietää, millaisesta tilasta on kyse. Millä vuosikymmenellä rakennus on rakennettu ja onko remontteja tehty? Joskus on paras nähdä tilat ja tulemme mielellämme katsomaan tilat paikan päälle. Samalla voimme keskustella tarkemmin toiveistanne ja tarpeistanne.
Tehtävän kuvaus – mihin kaikkiin asioihin tarvitaan apua?
Emme oleta sinun tietävän työmme tarkasta sisällöstä, mutta haluamme, että sinulla on käsitys siitä, mihin asioihin tarvitsette sisustusarkkitehdin apua. Listaamme alle muutamia tehtäviä, joiden avulla voit määritellä tarjouspyyntöön, mihin asioihin toivot meidän ottavan suunnitelmissa kantaa.
Jo ennen varsinaista suunnittelun aloitusta kartoitamme aina taustatietoja. Hyödynnämme palvelumuotoilun periaatteita ja ajattelemme aina loppukäyttäjää. Mitä parempaa lopputulosta halutaan, sitä enemmän on syytä varata aikaa tälle osa-alueelle. Autamme taustatietojen keräämisessä, mutta hyödynnämme mielellämme jo keräämäänne tietoa esimerkiksi asiakas- tai työntekijäpalautetta.
- Asiakaspalaute ja -tyytyväisyyskyselyt
- Työympäristö- ja työtyytyväisyyskyselyt
- Ohjausryhmähaastattelut
- Tiimikortit, asiakas- ja työntekijäprofiilit
- Tilankäytön mittaaminen
Varsinaisia tila- ja sisustussuunnitteluun liittyviä tehtäviä:
- Tilojen ja kalusteiden inventointi
- Tilasuunnittelu, tilaohjelma ja tilajaot
- Kiintokalustesuunnittelu, esim. keittiöt tai asiakaspalvelutiskit ja muut tilaelementit, jotka ovat kiinteitä
- Väri- ja materiaalisuunnittelu
- Kalustesuunnittelu, huonekalut ja varusteet, valaistus, akustiikka
Taustatutkimuksen lisäksi otamme tilojen käyttäjät mielellämme mukaan suunnitteluprosessiin. Mitä laajempi hanke on kyseessä, sitä tärkeämpää on vaiheistaa suunnittelu. Kun etenemme luonnoksista kohti valmista suunnitelmaa, ensiarvoisen tärkeää projektin onnistumisen kannalta on kuulla palautetta tilojen käyttäjiltä läpi hankkeen. Siksi on tärkeää miettiä, haluatko osallistaa henkilöstöä tai asiakkaita läpi hankkeen tai sen alussa. Rohkeaa on viedä projekti läpi ilman osallistamista.
- Kalustetestaus, pelisääntötyöpaja
- Suunnittelu- ja palautetyöpajat
- Suunnitelmaesittelyt henkilöstölle tai asiakkaille, keskustelutilaisuudet
- Viestintäsuunnitelma, sisäinen ja ulkoinen viestintä hankkeesta
Projektinhallinta tai projektinjohtaminen osana palvelua
Koska hankkeet harvoin päättyvät suunnitteluun, joku ottaa kopin ja organisoi varsinaisen suunnitelmien toteutuksen. Kannattaa pohtia tarvitsetko omaan projektiisi projektinhallinta-apua:
- Budjetin luominen hankkeelle
- Suunnitelmien sisällön ja toteutuksen kilpailuttaminen ja vertailu
- projektin aikatauluttaminen
- Toimitukset
- Asiantuntijavalvonta ja raportointi työmaalla
- Hankkeen aikaiset palaverit ja muut sidosryhmäpalaverit
- vanhojen kalusteiden kierrätyksen huomiointi
Tai kumppanin projektinjohtajaksi:
- Budjetista huolehtiminen ja sen seuranta läpi hankkeen
- Aikataulusta huolehtiminen läpi hankkeen
- Raportointi viikko- ja kuukausitasolla, tapaamiset ja muistiot
- Muuton organisointi
Olemme kirjoittaneet projektinhallinnasta osana sisustusprojektia ja voit lukea aiheesta lisää täällä.
Hyödynsimme tilaohjelmaa toimitilaprojektissamme (ks. Sandberg co-working), jossa suunnittelimme yhteiset työtilat arkkitehtitoimistolle ja yhteistyöyrityksille. Uusia toimitiloja arvotettiin juurikin jokaisen kyseessä olevan yrityksen tarpeiden ja toiveiden mukaan luodun tilaohjelman avulla ja sen kautta löydettiin toimitilamarkkinoilta potentiaalisin vaihtoehto.
Valmiin suunnitelman taso
Suunnitelmien tasoa on hyvä pohtia. Halutaanko piirustukset laskentaan ja hankintaan vai tarkemmat toteutussuunnitelmat? Laskentaan tehtävillä suunnitelmilla toteutus onnistuu, mutta tekijälle jää usein avoimia detaljeja ja ratkaisuvaihtoehtoja, jotka jokainen tekijä voi ratkaista omalla tavallaan yksin tai yhdessä kanssasi. Tämä taso sopii hyvin kustannustehokkaaseen ja ns. perushyvän laatutason kohteisiin.
Toteutussuunnitelmat sisältävät pidemmälle viedyt ja tarkennetut piirustukset, joissa on huomioitu erityisesti toteutustavat ja detaljit. Kerro siis tarjouspyynnössäsi, mikäli tavoitteenanne on laadukas lopputulos.
Aikataulutavoitteet
Paras lopputulos saavutetaan aina silloin, kun olemme mukana projektissa mahdollisimman aikaisin. Tarjouspyynnössä on syytä ilmoittaa useampikin aikataulu, kuten esimerkiksi milloin suunnittelija halutaan mukaan projektiin, halutaanko esitellä luonnossuunnitelmia hallitukselle, milloin kilpailutus on tarkoitus aloittaa, milloin varsinainen toteutus alkaa ja mikä on tavoiteltu muutto- tai valmistumispäivä.
Olemme joustavia aikataulujen suhteen, mutta valitettavan usein törmäämme mahdottomiin aikatauluihin. Kommentoimme aikataulutavoitteenne realistisuutta ja voimme avata mitä missäkin ajassa on mahdollista toteuttaa.
Emme odota sinulta pitkää kirjallista tarjouspyyntöä. Meille riittää, että pohdit hieman alle listattuja asioita ja soitat. Puhelinkeskustelussa tai nopean etäpalaverin aikana kysymme sinulta oleelliset asiat. Silloin on hyvä tiedostaa, että mikäli kilpailutat suunnittelupalvelun useammalla, esiin voi tulla eri keskusteluissa erilaisia asioita ja tarjoajien tiedot voivat erota toisistaan.
Aihetta on käsitelty myös Teollisuustaiteen liitto Ornamossa ja Sisustusarkkitehdit SIO:ssa, julkaisemalla syksyllä 2022 Hyvän hankinnan työkalut. Pääset lataamaan kilpailutusohjeistuksen sekä muokattavan tarjouspyyntöpohjan täältä.