Projektinhallintapalvelulla ulkoistat budjetoinnin, kilpailutuksen ja tilaukset keskittymällä itse olennaiseen
Jokainen tilahanke vaatii suunnittelun lisäksi toteutuksen. Sen lisäksi jonkun tulee pitää langat käsissä suunniteltujen tuotteiden ja materiaalien hankinnasta, budjetista ja aikataulusta. Avaamme nyt taustatyötä, johon kuluva aika tulee monelle projektinvetäjälle yllätyksenä. Mihin kaikkeen onkaan syytä varautua tilahanketta johtaessaan?
Sisustus- ja tilasuunnittelu on ydinosaamistamme, mutta tarjoamme suunnittelutyön lisäksi myös projektinhallinnan hankkeeseesi. Kerromme, miksi projektinhallinta kannattaa ulkoistaa, miten nopeuttaa kommunikointia esimerkiksi tarjousvaiheessa ja minkälaisille tilaajille palvelu sopii.
Jokaisen tilahankkeeseen ryhtyvän organisaation olisi syytä pohtia kenen aikaa projektiin upotetaan ja olisiko fiksuinta satsata jo muutenkin projektista perillä olevan suunnittelijan apuun?
Mitä projektinhallinta käytännössä tarkoittaa?
Jokaisessa projektissa eri vastuualueet määräytyvät sopimusten ja hankkeen tyypin mukaan. Tämän vuoksi sovimme projektinhallinnan rajaukset hankekohtaisesti. Tavallisesti olemme asiakkaan apuna erikoismateriaalien ja -ratkaisujen sekä irtaimiston ja sisustuksen hankinnassa. Tämän lisäksi olemme mukana projektipalavereissa, ja puhumme samaa kieltä kaikkien sidosryhmien kanssa rakennuttajasta rakentajaan ja tavarantoimittajaan. Pidämme usein langat käsissämme laajasti myös varsinaisen suunnittelun jälkeen.
Varsinaisen suunnittelutyön ohessa alamme rakentamaan sisustusbudjetin runkoa. Budjetti on palaverimuistioiden lisäksi tärkeä työkalumme projektinhallinnassa. Tarkennamme budjettia suunnittelun edetessä. Sisustusbudjetin rakentaminen jo hankkeen alussa auttaa ymmärtämään raamit kokonaiskustannuksille. Tämä ohjaa suunnitelmaa jo alusta alkaen oikeaan suuntaan, jolloin säästytään liian korkeiden kustannusten vuoksi tehdyiltä muutoksilta ja kompromisseilta myöhemmässä vaiheessa. Laaditun budjetin avulla voidaan seurata ja hallita hankkeen kustannuksia jo projektin alusta lähtien välttäen kustannusten yllättävää paisumista liian korkeaksi. Näin pystytään reagoimaan mahdollisiin lisäkustannuksiin ja pitämään sinut ajan tasalla hyvissä ajoin.
Sisustusbudjetin rakentaminen jo hankkeen alussa auttaa ymmärtämään raamit kokonaiskustannuksille.
Budjetin avulla myös kilpailutamme tuotteita ja vertailemme tarjouksia. Jalostamme suunnitteluaineiston tarjousaineistoksi, jaamme ja kohdistamme tarjouspyynnöt eri toimijoille joko hajautetusti tai keskitetysti toiveenne mukaan.
Haluamme aina löytää asiakkaalle parhaan mahdollisen hinnan tuotteille tinkimättä laadusta ja hyväksytystä suunnitelmasta. Kilpailutamme tuotteet asiakkaan puolesta eri tavarantoimittajilla ja tekijöillä, jotka ovat sinulle tuttuja tai kokemuksemme puolesta hyväksi havaittuja. Haemme myös jatkuvasti uusia toimittajia ja pyrimme laajentamaan kokemustamme jatkuvasti eri yhteistyökumppaneista.
Koska tarjoukset ovat usein haastavia verrata keskenään, olemme hioneet tarjouspyyntömateriaalia niin, että vertailu olisi mahdollisimman helppoa. Silti se on työlästä ja aikaa vievää. Todelliset erot tuotteiden ja toimitussisältöjen välillä on haastava huomata, mutta olemme harjaantuneet ja saamme valtavasti apua ammattitaidostamme suunnittelijoina. Teemme tarjousten vertailusta raportit ja ehdotukset toimijoista, joiden perusteella päätöksenteko on johtoryhmässä helppoa. Käymme vielä läpi, että tuote on varmasti suunnitellun mukainen. Pidämme hyvissä ajoin huolta eri tuotteiden toimitusajoista ja patistamme eri osapuolia olemaan oikeaan aikaan liikkeellä, jolloin harmittavilta toimitusaikaan liittyviltä kompromisseilta vältytään. Tarkennamme tässä vaiheessa vielä budjettia ja odotamme kuittausta tilauksille.
Vertailun jälkeen tilaamme tuotteet ja organisoimme toimitukset. Kommunikoimme silloin usean toimijan kanssa, sovitamme osaltamme aikatauluja, asennuksia, toimituksia ja muuttoa yhteen, jotta työmaalla asiat sujuisivat mahdollisimman hyvin. Valvomme asennusten ja toimitusten sujumista loppuvaiheessa. Teemme katselmukset, raportoimme ja reklamoimme tarvittaessa rikkoutuneet tai puutteelliset toimitukset. Lopuksi teemme yhteenvedon projektista, niin sen sujuvuuden kuin taloudellisen loppukatselmuksenkin osalta.
Palvelun on yksinkertaisuudessaan tarkoitus helpottaa sinun työtaakkaasi ja vapauttaa aikasi muuhun tekemiseen.
Miksi suunnittelijan pitäisi hoitaa projektinhallinta, kyllähän sen voi tehdä kuka vaan!
Kuten todettu, on monta tapaa kokea projektinhallinnan tärkeys hankkeessa. Jonkun projektin kohdalla se voi olla välttämättömyys, kun taas toisen kohdalla helpottava mukavuus. Lähtökohtaisesti suosittelemme sisustussuunnitelman projektinhallinnan ulkoistamista suunnittelijalle aina, kun oma aika ei riitä ja halutaan varmistua laadukkaasta, varmasti suunnitelmaa vastaavasta lopputuloksesta toteutuksen aikana ilmenevistä mutkista riippumatta.
Kokeneet suunnittelijat vastaavat projektin etenemisestä tähtäimessään tavoitteet, visuaalinen ja toiminnallinen lopputulos. Silloin mahdollisten toteutusten aikaisten muutosten ja kompromissien vaikutus valmiissa tilassa on helppo hahmottaa ja välttää harmittavat kompromisseista johtuvat virheet. Esimerkiksi jonkin suunnitellun tuotteen verhoilukankaan toimitusaika viivästyy, jolloin projektin kokonaisaikataulun kannalta on kangas vaihdettava nopeamman toimituksen tuotteeseen. Silloin tieto toimittajalta tulee suoraan projektinhallitsijan eli suunnittelijan työpöydälle ja suunnittelija voi heti ehdottaa ja etsiä sopivan tuotteen vanhan tilalle, ilman että sinun tarvitsee vastata toimittajan kysymyksiin.
Usein myös jo tarjouskilpailuvaiheessa eri toimittajilta tulee liuta kysymyksiä, joihin suunnittelijalla on paras vastaus, esimerkiksi sopiiko tarjota vastaavan väristä, mutta toiminnoiltaan erilaista tuotetta tilalle, tai voiko tarjota tuotteen vakiokankaalla, jonka ominaisuudet eroavat alkuperäisestä? No, arvatenkin muutoksen vaikutus kokonaisuuteen on arvioitava ja tiedostettava, että tarjousten sisältö ei vastaa toisiaan. Suunnittelijalla on usein tähän paras näkemys, joka perustuu kokonaisuuden hallintaan aina toiveista ja käyttötarkoituksesta viimeisteltyyn lopputulokseen.
Rikkinäinen puhelin on selkeä riski viime hetkellä projektin lopputuloksen kannalta. Projektinhallinta suunnittelijan toimesta nopeuttaa ja yksinkertaistaa monesti hankinta- ja kilpailutusvaiheen kommunikaatiota, mikä vähentää eri osapuolten työtä projektissa ja tuo suoria kustannussäästöjä hankkeeseesi.
Projektinhallinta suunnittelijan toimesta nopeuttaa ja yksinkertaistaa monesti hankinta- ja kilpailutusvaiheen kommunikaatiota, mikä vähentää eri osapuolten työtä projektissa ja tuo suoria kustannussäästöjä hankkeeseesi.
Kenelle palvelu sopii?
Lähtökohtaisesti projektinhallintapalvelu sopii kaikkiin tilahankkeisiin, jossa haluat päästä itse helpommalla ja luottaa toteutusvaiheen organisointi ammattilaiselle. Olemme tunnistaneet neljä asiakastyyppiä, joille projektinhallintapalvelu sopii erityisen hyvin ja miksi. Oletko sinä kenties joku heistä?
Matti Muutakin tekemistä
Matti on kiireinen bisnesmies, jolla ei ole aikaa hoitaa tilahankkeen toteutusta. Matilla on kädet täynnä töitä ja hän haluaa käyttää aikansa muihin asioihin huolehtimatta sen enempää tilaprojektin etenemisestä ja organisoinnista. Hänelle riittää, kun voi keskittyä tekemään päätökset suunnittelijan ohjauksella ja avustuksella napakasti nopeissa palavereissa.
Essi Ei kiinnosta
Essi ei ole kiinnostunut sisustuksesta eikä koe ymmärtävänsä sen päälle juurikaan. Hän haluaa ”avaimet käteen” -periaatteella valmiit ja toimivat tilat, käyttämättä siihen itse omaa aikaa ja vaivaa. Hän haluaa keskittyä työntekoon ja juoda kahvinsa rauhassa joka päivä klo 14. Essiä kiinnostaa projektissa ainoastaan se, että hommat hoituu ja tilat valmistuvat budjetin ja aikataulun puitteissa vastaamaan niitä tarpeita jotka yrityksen toiminta ja henkilöstö vaatii.
Esko Ensikertalainen
Esko vastaa ensimmäistä kertaa tilamuutosprojektista ja on epävarma. Rakentaminen ja remontointi ei ole tuttua ennestään ja sen organisointi tuntuu mahdottomalta rupeamalta. Hän ei tiedä mistä aloittaa ja mitä tehdä. Eskosta tuntuu paremmalta ja turvallisemmalta luottaa ulkopuoliseen ammattilaiseen projektinhallinnan osalta. Esko on kiinnostunut sisustuksesta ja valmiin tilan lopputuloksesta mutta ei halua olla vastuussa käytännön organisoinnista välttääkseen turhia riskejä ja virheitä.
Riitta Relaaja
Riitta arvostaa laadukasta ja huoliteltua työnjälkeä ja arvostaa ammattitaitoisia oman alansa tekijöitä. Hänelle on luonnollista hyödyntää tarjolla olevia palveluja ja pitää siitä, että joku muu tekee asioita hänen puolestaan. Hän haluaa keskittyä omiin töihin ja vapaa-aikaan vaivaamatta ja stressaamatta itseään asioilla, jotka joku muu voi hoitaa. Riitalle on tärkeää, että lopputulos on laadukas ja vastaa yrityksen arvoja ja tyyliä. Hän haluaa varmistua siitä, että projekti toteutuu laadukkaasti hankkeen alusta valmiiseen tilaan asti.
Olemme luoneet toimitilahankkeen vetäjälle oppaan ja muistilistan. Se auttaa sinua hahmottamaan koko suunnitteluprosessin vaiheet jo ennen projektinhallintavaihetta. tutustu ja lataa oma oppaasi mobiiliin tai pöytäkoneelle tästä.
Lisää projektinhallinnasta löytyy myös artikkelistamme Vastauksia yleisimpiin kysymyksiin sisustusprojektin projektinhallinnasta.