Vastauksia yleisimpiin kysymyksiin sisustusprojektin projektinhallinnasta
Puhumme projektinhallinnasta suunnittelijoina normaalina osana sisustusprojektia, mutta ymmärrämme, että se voi olla hankala hahmottaa asiakkaan tai ulkopuolisen silmin. Voi olla vaikea hahmottaa ero varsinaisen suunnittelutyön ja projektinhallinnan välillä. Käytännössä niitä on kieltämättä vaikea välillä suunnittelijankin erottaa toisistaan, sillä jossain määrin suunnittelua tehdään projektinhallinnan kanssa samaan aikaan projektin edetessä. Tässä tekstissä kerromme kohta kohdalta mitkä kaikki asiat kuuluvat projektinhallinnan alle, mitä työvaiheita se sisältää ja mistä hinta koostuu. Vastaamme yleisimpiin projektinhallintaan liittyviin sisältökysymyksiin, joita olemme kohdanneet.
Mitä projektinhallinta sisältää?
Jokaisen projektin yhteydessä sovimme etukäteen vastuunrajaukset ja palvelun laajuuden. Aina tarpeen mukaan, kuitenkin pitäen huolta, että kommunikaatio ja vastuut ovat kummallekin selkeät. Projektinhallintaan kuuluu osaltamme usein sisustussuunnitelman toteutukseen liittyvää organisointia. Toteutusvaiheessa suunnitelman mukaiset tuotteet kilpailutetaan ja hankitaan, organisoidaan toteutuksen aikataulua ja budjettia sekä kommunikoidaan urakoitsijoiden ja muiden erikoissuunnittelijoiden kanssa projektin edetessä.
Projektinhallintaan kuuluu osaltamme usein sisustussuunnitelman toteutukseen liittyvää organisointia.
Isot tilamuutokset muuttavat visuaalisen ilmeen ja konkreettisen tilan lisäksi usein myös työnteon tapoja ja sisäisiä pelisääntöjä. Muutokset voivat olla haastavia, kun totuttuun tapaan tehdä päivittäistä työtä tulee muutoksia. Osallistamisen avulla henkilöstöä voidaan valmistella ja sitouttaa tulevaan muutokseen, joten niihin on helpompi suhtautua sekä sopeutua ja kulttuurishokki ei ole niin suuri. Fasilitoinnin lisäksi koostettu raportti tuloksista on ensimmäinen askel kohti työympäristökehittämistä ja oikeita päätöksiä.
Budjetti
Sisustusbudjetin rakentaminen jo hankkeen alussa auttaa ymmärtämään raamit kokonaiskustannuksille. Tämä ohjaa suunnitelmaa jo alusta alkaen oikeaan suuntaan, jolloin säästytään liian korkeiden kustannusten vuoksi tehtäviltä suunnitelman muutoksilta ja kompromisseilta myöhemmässä vaiheessa. Laaditun budjetin avulla voidaan seurata ja hallita hankkeen kustannuksia jo projektin alusta lähtien välttäen niiden yllättävää paisumista liian korkeaksi. Budjetin avulla pystytään myös reagoimaan mahdollisiin lisäkustannuksiin ja pitämään asiakas niistä ajan tasalla hyvissä ajoin. Budjetin rakentaminen voidaan aloittaa arvioimalla hintoja suurpiirteisesti kokemukseen perustuvilla hinta-arvioilla. Tarjouksien ja tilausten mukaan budjettiin täsmennetään tarkennetut hinnat ja sitä päivitetään pitkin projektia pysyen kärryillä jatkuvasti mahdollisimman totuudenmukaisista kustannuksista.
Palaverit, yhteydenpito ja työmaan seuranta
Iso osa projektinhallinnasta kuluu yhteydenpitoon ja kontaktointiin projektin eri osapuolten kanssa. Suunnittelija käy tiivistä vuoropuhelua toteutusvaiheessa urakoitsijan ja muiden erikoissuunnittelijoiden kanssa työmaan tilanteesta ja aikataulusta. Asiakas pidetään ajan tasalla projektin etenemisestä ja siihen liittyvistä asioista. Pidetään työmaapalavereja ja tilannekatselmuksia tarvittaessa. Sovitaan tavarantoimituksista sekä aikatauluista ja ajoitetaan ne sopimaan sekä työmaan tilanteen, että asiakkaan aikataulujen mukaisesti oikeaan ajankohtaan. Seuraamme työmaalla toteutuksen sujumista suunnitelmien mukaisesti ja tarvittaessa vastaamme tarkentaviin kysymyksiin toteutuksesta ja detaljeista tavoitellun visuaalisen lopputuloksen aikaansaamiseksi.
Tarjouspyynnöt ja tilaukset
Oleellinen osa projektinhallintaa on tuotteiden kappalemäärien ja materiaalien menekkilaskenta ja niiden perusteella laadittu tarjouspyyntömateriaali kilpailutusta varten. Kysymme tarjoukset ensisijaisesti hyväksi havaituilta ja luotettavilta tavarantoimittajilta ja toimijoilta. Vertailemme vastaanotettuja tarjouksia, teemme niistä tarvittavan yhteenvedon ja raportoimme asiakkaalle. Näin löydämme parhaan tarjouksen vaihtoehdoista, joka sopii myös budjettiin. Tarjouspyyntöjen tekemiseen kuuluu paljon yhteydenpitoa tavarantoimittajien kanssa. Useimmiten tarjouspyyntöihin halutaan tarkennuksia ja lisätietoja, joskus myös tavarantoimittaja ehdottaa korvaavaa tuotetta, jos suunnitelman mukaista ei ole valikoimassa. Tähän kuluu yllättävän paljon aikaa ja on tärkeää, että sisustussuunnittelija käy keskustelut tavarantoimittajien kanssa, jotta pysytään kiinni sisustuksen punaisessa langassa eikä tingitä oleellisista asioista ja tekijöistä.
Hyödynnämme aina mahdolliset suunnittelijoille suunnatut alennukset asiakkaan eduksi, jolloin tuotteiden tilaus on kauttamme järkevää ja kustannustehokasta.
Projektinhallintaan kuuluu myös sisustustuotteiden tilaukset, jotka hoidamme tarvittaessa asiakkaan puolesta. Hyödynnämme aina mahdolliset suunnittelijoille suunnatut alennukset asiakkaan eduksi, jolloin tuotteiden tilaus on kauttamme järkevää ja kustannustehokasta. Pyrimme yksinkertaistamaan asiakkaalle tuotetilausten ja toimitusten hoidon kanavoimalla tuotteiden laskutuksen kauttamme. Näin eri tahoista syntyvät laskut voidaan keskittää saman katon alle vähentäen laskujen määrää ja ylimääräistä säätöä. Tilausvaiheessa voidaan vielä kertaalleen varmistua siitä, että tilattava tuote on suunnitelman mukainen ja suunnittelija pysyy myös kartalla siitä mitä on tilattu ja mitä on tilaamatta.
Miksi työmaan seuranta ja aikataulutus ovat osa projektinhallintaa eikä kuulu sisustussuunnitteluun?
Jokaisen hankkeen tarvittavien työmaakäyntien määrä vaihtelee ja hinnoittelemme ne tuntiperusteisesti. Osittain työmaalla tietenkin ratkotaan sisustussuunnitteluun liittyviä asioita, mutta ilman tätä palvelua pärjää antamalla urakoitsijoille vapaat kädet ratkoa eteen tulevia haasteita tai kommunikoimalla toteutuksesta itse työmaan kanssa.
Työmaapalavereissa voidaan ratkoa esiin tulleita ongelmia lennossa, tilanteet ratkotaan jouhevasti ja homma etenee. Esimerkiksi monet loppuvaiheen asennukset on joissain tilanteissa helpompi ja nopeampi käydä asentajien kanssa läpi työmaalla, kun tehdä erillisiä piirustuksia jokaisesta yksityiskohdasta. Jokaisella urakoitsijalla on myös omat toiminta- ja kommunikointitapansa, jotka vaikuttavat paljon siihen, kuinka paljon suunnittelijalta vaaditaan työn ohjausta paikan päällä.
Työmaapalavereissa voidaan ratkoa esiin tulleita ongelmia lennossa, tilanteet ratkotaan jouhevasti ja homma etenee.
Arvostamme alansa ammattilaisia ja kuuntelemme aina urakoitsijan ja muiden erikoissuunnittelijoiden mielipiteitä ja ehdotuksia ratkaisutavoista, jotka ovat järkevämpiä ja kustannustehokkaampia toteuttaa. Haluamme kuitenkin varmistua siitä, että tavoiteltu päämäärä ja visio lopullisesta tilasta on kaikilla osapuolilla selvillä ja muistutamme laadittujen työpiirustusten tärkeydestä. Muutoksista ja vaihtoehtoisista ratkaisutavoista sovitaan erikseen ja se on osa suunnittelijan ja työmaan välistä kommunikointia.
Projektinhallintaa tehdessä on oltava jatkuvasti tietoinen työmaan tilanteesta ja sen aikataulusta, jotta tiedetään missä vaiheessa tavarantoimitukset on syytä ajoittaa saapumaan paikan päälle asennusta varten. On tiedettävä, missä vaiheessa minkäkin tuotteen on syytä olla paikalla milloinkin, etteivät ne ei ole siellä liian aikaisin työn tiellä ja riskissä vaurioitua tai liian myöhään, jolloin asentajat joutuvat odottamaan, pahimmassa tapauksessa työmaa seisoo ja aikaa sekä rahaa menee hukkaan.
Miten projektinhallinta eroaa suunnittelusta?
Projektinhallinta on pääsääntöisesti jo tehdyn suunnitelman toteuttamisvaihetta. Kokonaissuunnitelma sisustuksesta on tehty ja se on esitetty sekä hyväksytetty asiakkaalla, jonka jälkeen alkaa toteutuksen organisointi kohti valmista tilaa. Suunnittelijan työ tässä vaiheessa on tehty ja rooli vaihtuu projektinhallitsijaksi. Vaikkakin suosittelemme projektinhallinnan ulkoistamista suunnittelijalle, karkeasti ajateltuna projektinhallinnan voi hoitaa kuka vaan hankkeen osapuolista, mutta suunnitelmaa ei.
Pienentääkö projektinhallinta projektin kokonaiskustannuksia?
Lähtökohtaisesti projektinhallinta on asiakkaan työtä helpottava lisäpalvelu, jonka ei varsinaisesti ole tarkoitus tehdä projektista edullisempaa, vaan helpottaa asiakkaan kuormaa ja varmistua suunnitelman mukaisesta toteutuksesta. Projektinhallinta jää joka tapauksessa jonkun hoidettavaksi ja koska suunnitelma on jo hyppysissämme, koemme toteutuksen organisoinninkin hoituvan meiltä sen osalta nopeammin ja vaivattomammin kuin esimerkiksi yrityksen työntekijän, jolla on hoidettavana varmasti paljon muitakin asioita. Vapautamme siis asiakkaan ajan omaan ydintyöhön, joka sinänsä on jo kustannustehokasta. Projektinhallinnan vaiheessa voidaan myös ennakoida ja välttyä mahdollisilta lisäkustannuksia luovilta virheiltä, joita voi tavaroiden tilausvaiheessa ilmentyä.
Mistä hinta muodostuu?
Projektinhallinnasta koituvat kustannukset ovat toki oma kokonaisuutensa hankkeen kokonaisbudjetissa ja siihen menevä aika on täysin tapauskohtaista, projektista riippuen. Kuten aikaisemmin jo on käynyt ilmi, projektinhallintaan sisältyy monta eri osa-aluetta, joissa on paljon huomioon otettavia asioita. Suunnittelija joutuu pitämään monta lankaa käsissään samaan aikaan ja operoimaan projektia moneen suuntaan. Siinä missä pitää kiinni aikataulusta, on myös huomioitava yllättävät ongelmat ja äkilliset muutokset, joihin pitää reagoida nopeasti. Tilauksia tehdessä saattaa käydä esimerkiksi ilmi, että tuote on poistunut valikoimasta tai toimitusaika on liian pitkä. Tällöin tuotteelle on löydettävä korvaaja, joka sopii sekä budjetin, aikataulun ja ominaisuuksiensa puolesta suunnitelmaan. Samaan aikaan on pidettävä kommunikointi avoinna muihin projektin osapuoliin ja pidettävä kaikki ajan tasalla tilanteesta.
Tilausten tekeminen ja määrälaskenta on tarkkuutta vaativaa työtä, jossa tuplatsekkaus on aina paikallaan. Tilausten teko ja rahaliikenteen hoitaminen on vastuullista ja siinä ei saa tapahtua virheitä, jotka hankaloittavat projektin etenemistä tai aiheuttavat asiakkaalle lisäkustannuksia. Asiakas maksaa siis vastuusta, osaamisesta ja ajasta, jonka suunnittelija käyttää kaiken tämän hoitamiseen varsinaisen suunnittelutyön lisäksi.
Olemme tehneet eri tyyppisten projektien projektinhallintaa useiden vuosien ajan ja tiedostamme vaaranpaikat niitä välttääksemme. Voit lukea toimistusjohtajamme mietteitä projektinhallinnasta täältä sekä lukea projektinhallinnasta artikkelissa Projektinhallintapalvelulla ulkoistat budjetoinnin, kilpailutuksen ja tilaukset keskittymällä itse olennaiseen.