Kustannustehokas hankesuunnitelma työkaluna toimitilaneliöiden optimoinnissa ja päätöksenteon tukena pohtiessasi vanhan toimiston päivittämisen ja uusien toimitilojen välillä
Oletteko pohtineet organisaatiossanne toimitilaneliöiden optimointia, käyttöastetta, pitäisikö vähentää tai lisätä neliöitä vai mennä nykyisellä myös tulevaisuudessa, mutta muokata sitä? Ovatko puolet kuitenkin etänä ja tiloissa on käyttöaste hyvällä tasolla vain lähipäivinä? Jep, niin on moni muukin. Päätöksenteko vaatii pitkäjänteistä työtä ja päätökset on pahimmassa tapauksessa tehtävä mutulla. Varsinkin, kun työympäristöt ovat olleet myllerryksessä ja työnteon tavat ehkä hakevat vielä optimaalista paikkaansa.
Näissä tilanteissa päätösten tekeminen on haastavaa ja henkilöstön sitouttaminen muutoksiin vielä haastavampaa. Mitä paremmin taustatyön muutoksille tekee, sen helpompi on saavuttaa halutut tavoitteet ja tulokset. Ja siis ylipäätään asettaa tavoitteet tulevaisuuden toimistoon. Mutta se kuulostaa raskaalta, kalliilta ja riskialttiilta? Toisaalta tarve voi olla hyvinkin akuutti, eli jotain on tehtävä ja pian. Kerromme tässä artikkelissa, kuinka kustannustehokasta ja nopeaa hankesuunnittelua voidaan hyödyntää toimitilaneliöiden optimoinnissa ja työkaluna työympäristöstrategian luomisessa.
Parhaimmillaan ripeästi tehty alkukartoitus ja hankesuunnitelma voi säästää organisaationne isoilta virhepäätöksiltä ja voi tuottaa nopeastikin toimitilakustannusten säästöjä, kun käytössä on oikeat työkalut päätöksentekoon. Ja vuokraneuvottelut etenevät paljon jouhevammin, kun vuokranantajalle voidaan antaa riittävästi tietoa tarvittavista muutoksista tai neliöistä.
Alkukartoitus ja taustatyö tilahankkeen käynnistäjänä – osallistamisella valmistellaan henkilöstö muutokseen ja löydetään käyttäjälähtöisiä ratkaisuja
Ensimmäinen steppi kohti varmaa ja helpompaa päätöksentekoa on riittävä alkukartoitus. On pystyttävä ennustamaan tulevaisuuden työnteon tapoja sekä ennen kaikkea sitä, millaisia tiloja nyt ja tulevaisuudessa oikeasti tarvitaan. Mitä on esimerkiksi tapahtunut niille avotoimistoille ja käyttäjille, joissa jokainen on vuorollaan ja yhtä aikaa teams-, meets- ja zoom-palavereissa? No kaikkihan ovat kotona, koska vierekkäin ei pysy keskittymään!
Vastauksia voidaan hakea osallistamalla henkilöstöä tulevaisuuden työympäristön ideointiin. Osallistamisella löydetään usein hedelmällisin tieto ja tunnistetaan todelliset tarpeet. Palvelumuotoiluosaamistamme kannattaakin hyödyntää käyttäjälähtöisen lopputuloksen aikaansaamiseksi. Suunnittelumme lähtee aina perusteellisesta tarvekartoituksesta, mutta todellisia avaimia oikeiden ratkaisujen tekemiseen löydetään työpajoissa ja ratkaisujen pohtimisella yhdessä.
Osallistamisella löydetään usein hedelmällisin tieto ja tunnistetaan todelliset tarpeet.
Isot tilamuutokset muuttavat visuaalisen ilmeen ja konkreettisen tilan lisäksi usein myös työnteon tapoja ja sisäisiä pelisääntöjä. Muutokset voivat olla haastavia, kun totuttuun tapaan tehdä päivittäistä työtä tulee muutoksia. Osallistamisen avulla henkilöstöä voidaan valmistella ja sitouttaa tulevaan muutokseen, joten niihin on helpompi suhtautua sekä sopeutua ja kulttuurishokki ei ole niin suuri. Fasilitoinnin lisäksi koostettu raportti tuloksista on ensimmäinen askel kohti työympäristökehittämistä ja oikeita päätöksiä.
Hankesuunnitelma auttaa toimitilastrategian luomisessa sekä antaa suuntaviivoja toimitiloja koskevaan päätöksentekoon jo ennen kuin vuokrasopimuksia allekirjoitetaan.
Tilaohjelman ja hankesuunnitelman avulla haarukoidaan toimitilavaihtoehdot, jotka vastaavat parhaiten asetettuihin tavoitteisiin
Varsinainen hankesuunnitelma koostuu alkukartoituksesta, sen avulla tehdystä toimitilastrategiasta sekä tilaohjelmasta. Kun taustatyön avulla on tehty perusteellinen kartoitus ja yrityksen tarpeet on tunnistettu, voidaan luoda työympäristöstrategia, joka toimii ohjeena tilaohjelman ja lopulta sopivien tilojen valinnalle. Tilaohjelma voidaan siis tehdä ennen konkreettisen tilan olemassaoloa.
Määritettyjen tavoitteiden ja toiveiden pohjalta teille luodaan tilaohjelma, joka toimii konkreettisena työkaluna päätöksenteossa. Tilaohjelmaan kirjataan mm. yrityksesi toimitilan tavoitekoko, tilatyypit, neuvottelutilojen ja työpisteiden tyypit ja määrät jne. Näiden perusteella saadaan luotua myös alustava budjetti muutokselle.
Kun tilaohjelma on tehty työympäristöstrategianne pohjalta, on ajankohtaista lähteä siivilöimään konkreettisesti vaihtoehtoja toimitiloista niin toimitilamarkkinoiden kuin olemassa olevien tilojen näkökulmasta. Tilaohjelman avulla voidaan punnita vaihtoehtoja potentiaalisten toimitilojen välillä. Tilaohjelma vastaa parhaiten kysymykseen: Mitkä olemassa olevista vaihtoehdoista vastaavat parhaiten työympäristölle asetettuja tavoitteita ja vaatimuksia? Tilaohjelman avulla pystytte punnitsemaan vaihtoehtoja ja mahdollisuuksia sekä pohtimaan erilaisia toteuttamistapoja – nopeasti ja edullisesti.
Tilaohjelma vastaa parhaiten kysymykseen: Mitkä olemassa olevista vaihtoehdoista vastaavat parhaiten työympäristölle asetettuja tavoitteita ja vaatimuksia?
Seuraamalla työympäristön tilannetta säännöllisesti voidaan säästää kustannuksia ja organisaatiollasi on ajantasaista dataa työympäristön tilanteesta
Kevyt hankesuunnitelma auttaa organisaatiotasi selkeästi rajaamaan vaihtoehdot ja antamaan suuntaa päätöksenteolle. Huolellisella alkukartoituksella ja sen pohjalta tehdyllä tilaohjelmalla paljastuu parhaimmillaan isotkin virhepäätökset, kun budjetti ja tarpeet konkretisoituvat suunnitelmaksi ennen sitoutumista. Tilaohjelmaan saakka tehty suunnitelma ei sido pidemmälle ja voi hyvinkin olla täysin riittävä suunnittelun taso.
Hyödynsimme tilaohjelmaa toimitilaprojektissamme (ks. Sandberg co-working), jossa suunnittelimme yhteiset työtilat arkkitehtitoimistolle ja yhteistyöyrityksille. Uusia toimitiloja arvotettiin juurikin jokaisen kyseessä olevan yrityksen tarpeiden ja toiveiden mukaan luodun tilaohjelman avulla ja sen kautta löydettiin toimitilamarkkinoilta potentiaalisin vaihtoehto.