Kuinka työympäristö vaikuttaa työntekijöiden tuottavuuteen?
Jokaiselle yritysjohtajalle työtilojen ja työympäristön optimointi mm. vuokrakustannusten ja tilojen käyttöasteen mukaan on tuttua, onhan se usein henkilöstökustannusten jäkeen suurin kuluerä organisaatioissa. Kasvuhakuiset ja edelläkävijäyritykset pohtivat työtiloja tuottavuuden näkökulmasta vielä laajemmin: Kuinka tuottavuutta voidaan edistää työtiloilla?
Tutkimusten mukaan hyvin suunnitellut työtilat voivat parantaa työntekijöiden tehokkuutta, vähentää jopa sairauspoissaoloja ja lisätä motivaatiota. Eli siis nostaa tuottavuutta. Aiheesta on julkaistu lukuisia tieteellisiä artikkeleita ja tutkimuksia. Suoria syy-seuraussuhteita on kuitenkin ollut vaikea todentaa, sillä kokonaisuus on valtavan laaja. Toimitilainvestoinnin suoraa yhteyttä tuottavuuteen ja siten euroihin on ollut vaikea todentaa.
Akava
Aikaisemmin olemme käsitelleet henkilöstön hyvinvoinnin huomioimista työympäristöissä ja ajatuksemme työtilojen osalta lähtee hyvinvointia tukevien toimitilojen tuottavuusvaikutuksista. Tutkimuksissa on todettu selkeitä tilastollisia yhteyksiä työhyvinvoinnin ja tuottavuuden välillä. Tässä artikkelissa tarkastelemme niitä asioita, joiden avulla fyysinen työympäristö vaikuttaa työntekijöiden hyvinvointiin ja siten tuottavuuteen ja miten tiloja tulisi kehittää tältä pohjalta kehittää.
Joustavat työtilat, jotka mahdollistavat erilaisia työskentelytapoja, voivat lisätä työntekijöiden tuottavuutta
Monitilatoimistot tarjoavat työntekijöille mahdollisuuden valita työskentelypaikkansa tehtävän mukaan, mikä voi parantaa keskittymistä ja luovuutta. Työtilojen muunneltavuus auttaa myös organisaatioita sopeutumaan muuttuviin tarpeisiin ja parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä .
Joustavat, monitilatoimistokonseptin mukaisesti toteutetut työympäristöt kasvattavat jatkuvasti suosiotaan. Pandemia-aikana muuttuneet työntekemisen käytännöt ovat vauhdittaneet siirtymistä monitilatoimistoihin. Tutkimuksia niiden tuottavuudesta on kuitenkin vielä melko vähän. Positiiviset asiat liittyvät vuorovaikutukseen, kommunikaatioon, työtyytyväisyyteen sekä tilan että ajan hallintaan. Negatiiviset havainnot liittyvät keskittymiskykyyn ja hälyyn, ja siksi on erityisen tärkeää myös moderneissa toimitiloissa kiinnittää huomiota laadukkaaseen akustiseen suunnitteluun tarvepohjaisesti.
Eroavaisuuksia monitilatoimistojen välillä on havaittu paljon. Se viittaa erityisesti siihen, onko tilat suunniteltu laadukkaasti, räätälöity tukemaan organisaation toimintatapoja ja malleja sekä kuinka työympäristöjen kehittäminen ja kulttuurin sekä tapojen kehittäminen on synkronoitu, eli osataanko tiloja hyödyntää parhaalla mahdollisella tavalla. Näiden äärellä ollessa organisaatiot ovat suurten muutosten edessä. On osattava hallita suurempi kokonaisuus, jossa ei voi korostaa osallistamisen tärkeyttä liikaa, viestinnän roolia tai jatkuvan kehittämisen tarvetta.
Työpaikan kulttuurilla ja sosiaalisilla suhteilla on merkittävä vaikutus työntekijöiden motivaatioon ja tuottavuuteen
Työpaikan kulttuuri ja sosiaaliset suhteet vaikuttavat merkittävästi työntekijöiden motivaatioon ja tuottavuuteen. Kuten aiemmin tässä artikkelissa mainittiin, laadukkaasti suunniteltujen monitilatoimistojen hyödyt ilmenevät erityisesti sosiaalisten suhteiden, viestinnän ja kulttuurin osa-alueilla. Eräässä kyselytutkimuksessa 75 % organisaatiojohtajista katsoi, että toimistolla on erittäin suuri vaikutus yrityskulttuuriin. Ja jopa 66% johtajista katsoin yrityskulttuurin olevan jopa strategiaa ja operatiivista mallia tärkeämpi PwC Globalin tutkimuksessa. Tämä korostaa kulttuurin merkitystä ja sen vaikutusta yrityksen menestykseen. Toimiston rooli tulee esiin, kun tarkastellaan, miten tilaratkaisut voivat tukea yrityskulttuuria ja vaikuttaa esimerkiksi työskentelytapoihin ja yhteistyöhön.
Konfliktit ja muutosvastarinta voivat kuitenkin aiheuttaa vakavia haittoja organisaation kulttuurille. Erityisesti suurissa toimitilamuutoksissa on tärkeää korostaa osallistamista ja viestintää. Onneksi henkilöstö itse haluaa olla tehokas ja tuottava, joten muutokset eivät yleensä jää kiinni motivaation puutteesta. Oleellista on osata perustella ja viestiä muutokset oikein.
Useat tutkimukset osoittavat, että osallistaminen lisää motivaatiota ja sitoutumista organisaatioon sekä sen tuleviin muutoksiin ja työympäristöihin. Sitoutumisella ja motivaatiolla on todettu olevan merkittävä, vaikkakin välillinen, vaikutus myös tuottavuuteen.
Oma tila ja psykologinen turvallisuus
Erityisesti monitilatoimistoissa ja etätyön lisääntymisen aikana organisaatiot ovat löytäneet uuden tavan säästää neliöissä, pienetämällä työpisteiden määriä ja ottamalla käyttöön liikkuvat työpisteet. Tutkimuksia ja kokemuksia eri organisaatioissa liikkuvista työpisteistä on laidasta laitaan. Oman tilan hallinta voi toisaalta lisääntyä, kun työntekijä voi siirtyä ja valita työpisteen erilaisista vaihtoehdoista. Psykologisesti tämä voi kuitenkin joillekin aiheuttaa stressiä ja jopa ahdistusta.
Tärkeintä liikuviin työpisteisiin siirryttäessä on tunnistaa organisaation erilaiset temperamenttityypit, työtehtävätarpeet ja muodostaa näistä työntekijäprofiilit. Psykologisten ominaisuuksien perusteella pystytään suunnittelemaan tiloja, joissa jokainen voi tuntea olonsa turvalliseksi. Se voi tarkoittaa tietylle ryhmälle nimettyjä työpisteitä, osalle joustavampia ratkaisuja.
Ergonomialla on keskeinen rooli työntekijöiden hyvinvoinnissa ja tuottavuudessa
Oikein säädetyt työpisteet, kuten säädettävät työpöydät ja tuolit, voivat vähentää fyysistä rasitusta ja ehkäistä tuki- ja liikuntaelinsairauksia. Eri tutkimuksissa on löydetty yhteys fyysisen ergonomian ja yrityksen tuottavuuden välillä, mutta merkittävässä roolissa on myös fyysinen aktiivisuus ja erityisesti kävely. Työpisteiden vaihtelu työtehtävien mukaan muutaman kerran päivässä lisää kävelyä toimistolla.
Hyvä akustiikka auttaa vähentämään häiriötekijöitä ja parantaa työntekijöiden mahdollisuuksia keskittyä tehtäviinsä
Tutkimukset ovat osoittaneet, että häiritsevä melu voi vähentää tuottavuutta jopa 66 %. Työtiloissa monipuoliset akustiset ratkaisut (äänen kulun estäminen, sen vaimentaminen ja äänen peittäminen esim. vastamelukuulokkeilla tai musiikilla) edesauttavat äänimaailman ja melun haittojen minimointia. Pelisäännöt työtilojen käyttämiseen sekä joustavat tilaratkaisut erilaisiin ääntä tuottaviin työtehtäviin auttaa lisäämään henkilöstön keskittymiskykyä ja tuottavuutta.
Useissa toimistoissa on käytössä sermejä työpisteiden välillä ja puhelimessa puhutaan siihen varatuissa tiloissa. Tausta melu lisää sterssiä ja tuottavuus laskee, mutta stressiä lisää myös kaiku ja huono akustiikka esimerkiksi neuvottelutiloissa. Jopa etäyhteyksin on tunnistettävissa kaikuva tila, jossa kokousta pidetään. Kaikuun harvoin kiinnittää itse huomiota, mutta se nostaa sykettä ja verenpainetta ja sen voi huomata jälkikäteen, kun palaverin jälkeen tuntuukin raskaammalta kuin normaalisti. Palautumiseen menee enemmän aikaa ja palaverin jälkeen työn jatkuminen tehokkaana voi olla hyvinkin vaikeaa.
Akava
Valaistuksella on yllättävän suuri merkitys tuottavuudelle
Hyvin suunniteltu valaistus voi parantaa työntekijöiden keskittymistä ja vähentää silmien rasitusta. Luonnonvalo on erityisen tärkeää, sillä tutkimukset osoittavat, että työntekijät, jotka saavat riittävästi luonnonvaloa, ovat tuottavampia ja energisempiä. Harvard Business Review mukaan luonnonvalo on yksi halutuimmista toimistojen ominaisuuksista, ja sen puute voi heikentää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja tuottavuutta. Artikkeli nostaa esiin Cornellin ylipiston tutkimuksen, jossa päivänvalossa työskentelevät 51% työntekijöistä ilmoitti silmien rasituksen helpottaneen, 63% ilmoitti vähentyneestä päänsärystä ja 56% vähentyneestä väsymyksestä. Nämä jos mitkä vaikuttavat suoraan tuottavuuteen.
Suomessa usein kiinnitetään paljon huomiota häikäisyn estoon ja useimmissa toimistoissa sälekaihtimet ovat aina kiinni, vähintään alhaalla. Päivän mittaan häikäisyn eston tarve muuttuu, mutta muuttuuko verhojen säädöt? Sanomattakin on selvää, että keinovalo on Suomessa tarpeen, siksi sen laatuun ja säädettävyyteen tulee kiinnittää huomiota. Tutkimuksissa on osoitettu muunneltavan ja säädettävän keinovalon vaikutuksista hyvinvointiin ja työssä suoriutumiseen.
Viherkasvit tuottavuuden nostajina?
Luonnon vaikutus ihmisen hyvinvointiin on kiistatonta ja luonnon elementtien tuominen sisätiloihin, joissa vietämme suurimman osan päivästämme, on ollut pitkään nouseva trendi. Mutta mihin trendi perustuu? Esimerkiksi viherkasvien lisääminen työympäristössä on ollut selkeässä yhteydessä hyvinvoinnin kasvuun sekä kolmessa organisaatiossa toteutetun kenttätutkimuksen mukaan jopa 15% tuottavuuden kasvuun.
Työtilojen suunnittelussa tätä kutsutaan biofiliseksi suunnitteluksi ja käsittelemme tätä aihetta laajemmin täällä.
Lopuksi
Työympäristön suunnittelu on olennainen osa yrityksen menestystä ja työntekijöiden hyvinvointia. Ergonomisesti suunnitellut työtilat, hyvä akustiikka, riittävä valaistus ja luonnon elementtien sisällyttäminen työtiloihin ovat kaikki tärkeitä tekijöitä, jotka vaikuttavat positiivisesti työntekijöiden tuottavuuteen. Joustavat työtilat tukevat erilaisia työskentelytapoja, mikä lisää työntekijöiden tyytyväisyyttä ja mahdollistaa organisaatioiden sopeutumisen muuttuviin tarpeisiin.
Organisaatiot, jotka panostavat työympäristön kehittämiseen, voivat hyötyä merkittävästi parantuneesta työntekijätyytyväisyydestä, motivaatiosta ja tuottavuudesta. On tärkeää muistaa, että työympäristön kehittäminen on jatkuva prosessi, joka vaatii aktiivista osallistamista, viestintää ja sitoutumista kaikilta osapuolilta. Yhteistyöllä ja oikeilla strategioilla yritykset voivat luoda työympäristön, joka tukee sekä liiketoiminnan tavoitteita että henkilöstön hyvinvointia.
Yritysten tulisi nähdä työympäristön kehittäminen investointina, joka maksaa itsensä takaisin lisääntyneen tehokkuuden ja työntekijöiden hyvinvoinnin kautta. Uudistamalla työtiloja ja -käytäntöjä yritykset voivat asettaa itsensä edelläkävijöiksi alallaan ja luoda positiivista ja kestävää kasvua tulevaisuudessa.
Onko työympäristön sinulle kehittäminen ajankohtaista?
Olemme hyödyntäneet artikkelin kirjoittamisessa näitä lähteitä:
Työterveyslaitos: Monitilatoimisto, avokonttori ja muita tilakonsepteja
Akava Works: Työhyvinvoinnin tuottavuusvaikutukset tutkimuksen valossa
Rahman Shiri, Risto Nikunlaakso ja Jaana Laitinen: Effectiveness of Workplace Interventions to Improve Health and Well-Being of Health and Social Service Workers
Susanne Colenberg ja Tuuli Jylhä: Identifying interior design strategies for healthy workplaces
Per Anker Jensen, Theo J.M. van der Vorort: Healthy workplaces: what we know and what else we need to know