Prosessilla on väliä – OSA 3
Vertailussa perinteinen ja osallistava suunnitteluprosessi – kumpi valita?
Työympäristöjen suunnittelu ja kehittäminen on keskeinen osa yritysten toiminnan tehostamista ja työntekijöiden hyvinvoinnin parantamista. Työympäristöhankkeissa on monta asiaa, joita tulee päättää jo ennen hankkeeseen ryhtymistä. Yksi merkittävä asia on henkilöstön ja käyttäjäryhmien osallistuminen ja osallistumisen laajuus suunnitteluprosessin aikana.
Tämä artikkeli on kolmas osa blogi-sarjaamme: Prosessilla on väliä. Tässä blogi sarjan viimeisessä osassa vertailemme karkeasti kahtia jaettua kahta eri lähestymistapaa: perinteistä ja osallistavaa suunnitteluprosessia. Vertailussa käsitellään perinteisen ja osallistavan suunnitteluprosessin eroja aikataulun, kustannusten, lopputuloksen, riskien, työhyvinvoinnin, henkilöstön tyytyväisyyden ja projektinhallinnan näkökulmista. Annamme suosituksia siitä, kumpi malli sopii paremmin omalle organisaatiollesi. Artikkeli auttaa valitsemaan parhaan mahdollisen lähestymistavan tuleviin tilasuunnitteluhankkeisiinne. Suunnitteluprosessin eri vaiheista voit lukea tarkemmin täältä.
Prosessin aikataululla on iso merkitys kumpi malli voidaan valita ja missä laajuudessa
Perinteinen suunnitteluprosessi on usein nopeampi, koska suunnittelijat tekevät suurimman osan työstä itsenäisesti. Täysin sokkona perinteistäkään suunnitteluprosessia ei viedä, vaan suunnitelma esitellään vaihe kerrallaan. Perinteinen malli johtaa usein sujuvampaan ja vähemmän aikaa vievään prosessiin.
Osallistava suunnitteluprosessi, sen sijaan, sisältää useita tapaamisia, työpajoja tai haastetteluita ja kyselyitä henkilöstösi kanssa hankkeen laajuudesta riippuen. Jatkuva käyttäjäpalautteen keruu ja yhdessä suunnittelu pidentää aikataulua, sillä se kaikki tulee suunnitelman esittelypalavereiden päälle. Tämä voi olla ongelmallista projekteissa, joissa aikataulu on tiukka ja nopea toteutus on välttämätöntä.
Koska osallistavalla suunnittelutavalla saadaan tutkitusti merkittäviä hyötyjä lopputuloksen kannalta, olennaista on prosessin soveltaminen kunkin projektin aikatauluun siinä laajuudessa, kun se on tarkoituksen mukaista. Kaikki projektit eivät vaadi useita kierroksia käyttäjätyöpajoja, mikäli hanke ei sitä nimenomaisesti vaadi.
Osallistava suunnitteluprosessi on jäätävän kallis – totta vai tarua?
Perinteinen suunnitteluprosessi on usein kustannustehokkaampi, koska se vaatii vähemmän työtunteja niin suunnittelijalta kuin asiakasorganisaatioltakin. Resurssien käyttö on usein myös optimoidumpaa ja perustuu kustannustehokkuuden tavoitteluun.
Osallistava suunnitteluprosessi voi lisätä hankkeen kokonaiskustannuksia johtuen useista suunnittelukierroksista, työpajoista ja käyttäjäpalautteen integroinnista suunnitelmiin. Todellisuudessa suunnitteluun kuluvat kustannukset kuitenkin laskevat, sillä osallistamisen avulla saavutettu käyttäjäymmärrys kasvaa huomattavasi, jolloin varsinainen suunnittelu on suoraviivaisempaa.
Toki osallistaminen vie joko palvelumuotoilu- tai sisustusarkkitehtitoimiston työtunteja, ja siten lisää myös hankkeen kustannuksia. Laajalla otannalla koko henkilöstön osallistaminen useampaan kertaan vie myös aina oman henkilöstönne aikaa, mikä voi olla laskettavissa myös mm. Tuottavuuden laskuna ja siten lisätä laskennallisesti kustannuksia hankkeelle. Budjettirajoitteiset organisaatiot voivat kokea osallistavan prosessin liian kalliiksi.
Toisaalta osallistamisen hyödyt on useaan kertaan todennettu eri tutkimuksin (katso lähteet artikkelin lopussa). Vaikka osallistava suunnittelu saattaa aluksi vaatia enemmän resursseja ja aikaa, se voi pitkällä aikavälillä olla kustannustehokkaampaa. Varhainen ja jatkuva käyttäjäpalautteen kerääminen auttaa välttämään kalliita virheitä ja uudelleen suunnittelua myöhemmin projektissa tai tilojen valmistumisen jälkeen, mikä johtaa merkittäviin säästöihin. (Oxford Academic)
Käyttäjähtöinen suunnittelu johtaa usein käyttäjäystävällisempään lopputulokseen
Osallistava suunnitteluprosessi tuottaa yleensä paremmin käyttäjien tarpeisiin ja toiveisiin vastaavia ratkaisuja. Työntekijöiden aktiivinen osallistuminen varmistaa, että tilat tukevat työntekoa ja edistävät yhteistyötä. Perinteisessä suunnitteluprosessissa lopputulos voi olla enemmän suunnittelijan tai organisaationne johdon näkemysten mukainen ja vähemmän käyttäjälähtöinen, mikä voi johtaa vähemmän optimaalisiin työtiloihin.
Tutkimuksissa on saatu viitteitä siitä, että osallistava suunnittelutapa parantaa työntekijöiden hyvinvointia ja sitoutumista työtiloihin, koska se ottaa huomioon heidän tarpeensa ja toiveensa keskimääräistä paremmin. Perinteinen prosessi ei välttämättä huomioi työntekijöiden hyvinvointia yhtä tehokkaasti, mikä voi vaikuttaa jopa negatiivisesti työntekijöiden terveyteen ja tuottavuuteen.
Tarpeiden ja hyvinvoinnin kautta työntekijöiden yleinen tyytyväisyys usein lisääntyy. He kokevat omistajuutta ja osallisuutta suunnitteluprosessissa. Tämä voi johtaa parempaan sitoutumiseen ja vähäisempään muutosvastarintaan. Perinteisessä prosessissa henkilöstön osallistuminen on vähäisempää, mikä voi johtaa alhaisempaan tyytyväisyyteen ja suurempaan vastustukseen uusia tilaratkaisuja sekä toimiston uusia toimintamalleja kohtaan.
Perinteinen suunnitteluprosessi tarjoaa selkeämmän vastuunjaon ja yksinkertaisemman projektinhallinnan, koska suunnittelijan ja asiakkaan roolit ovat selkeästi määriteltyjä. Tämä helpottaa projektin hallintaa ja koordinaatiota. Osallistava prosessi vaatii tehokasta koordinointia ja monien sidosryhmien osallistumisen hallintaa, mikä voi tehdä projektinhallinnasta monimutkaisempaa ja haastavampaa.
Perinteinen suunnitteluprosessi vähentää projektin aikana tehtävien muutosten määrää, mikä tekee prosessista suoraviivaisemman ja parantaa projektin hallittavuutta. Perinteinen prosessi voi kuitenkin olla joustamaton ja vaikeuttaa myöhään heräävien käyttäjien tarpeiden huomioimista suunnittelussa. Se voi johtaa suunnitelmien tekemiseen kahteen kertaan tai pahimmassa tapauksessa fyysisiin muutoksiin tilojen valmistumisen jälkeen. Osallistava prosessi lisää riskiä aikataulun venymisestä ja kustannusten noususta, mutta se myös vähentää riskiä, että lopputulos ei vastaa käyttäjien tarpeita.
Organisaatioiden on tärkeä valita oikea suunnitteluprosessi, joka parhaiten tukee juuri teidän liiketoimintatavoitteita ja organisaatiokulttuuria.
Työympäristön suunnitteluprosessien erot pähkinän kuoressa
Osallistava suunnitteluprosessi korostaa yhteisöllisyyttä ja käyttäjälähtöisyyttä. Se tarkoittaa, että tilojen käyttäjät ja suunnittelua ohjaava ohjausryhmä otetaan aktiivisesti mukaan suunnittelun eri vaiheisiin. Hyödyt näkyvät pitkällä aikavälillä, kun taas kustannukset ovat hankekohtaisesti lyhyellä aikavälillä korkeammat.
- Valitse tämä lähestymistapa, kun haluat varmistaa, että työympäristöt vastaavat tarkasti työntekijöiden tarpeita ja olet valmis investoimaan aikaa ja resursseja iteratiiviseen prosessiin. Tämä lähestymistapa on erityisen hyödyllinen, kun halutaan parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja hyvinvointia.
Perinteinen suunnitteluprosessi on suoraviivainen ja tehokas tapa kehittää työympäristöjä. Siinä korostuvat kustannustehokkuus ja selkeys. Riskit tilojen toimivuudelle pitkällä tähtäimellä on tunnistettava, mutta toisaalta kustannustehokas prosessi voi säästää rahaa lyhyellä aikavälillä.
- Sopii paremmin, kun aikataulu ja budjetti ovat tiukempia ja haluat luottaa asiantuntijoiden ohjaukseen. Tämä lähestymistapa on tehokas ja nopea, erityisesti selkeästi määritellyissä projekteissa.
Etkö vielä tiedä soveltuuko osallistava suunnitteluprosessi sinun organisaatiollesi? Klikkaa tästä blogi-sarjan seuraaviin osiin: OSA 1 – Osallistava suunnitteluprosessi ja OSA 2 – Perinteinen suunnitteluprosessi.
Ota yhteyttä! Asiantuntijamme keskustelee kanssasi sopivan näkökulman löytämiseksi.