Prosessilla on väliä – OSA 2
Perinteisen suunnitteluprosessin hyödyt ja riskit toimistojen suunnittelussa
Työympäristöjen suunnittelu ja kehittäminen on keskeinen osa yritysten toiminnan tehostamista ja työntekijöiden hyvinvoinnin parantamista. Työympäristöhankkeissa on monta asiaa, joita tulee päättää jo ennen hankkeeseen ryhtymistä. Yksi merkittävä asia on henkilöstön ja käyttäjäryhmien osallistuminen ja osallistumisen laajuus suunnitteluprosessin aikana.
Tämä artikkeli on toinen osa blogi-sarjaamme: Prosessilla on väliä. Tarkastelemme ja avaamme perinteistä suunnitteluprosessia, sen hyötyjä, riskejä sekä kerromme millaisella organisaatiolle perinteinen toimintamalli soveltuu erityisesti. Artikkelisarjamme sinua auttaa ymmärtämään ja valitsemaan parhaan mahdollisen lähestymistavan tuleviin tilasuunnitteluhankkeisiinne.
Perinteinen suunnitteluprosessi on suoraviivainen matka uuteen työtilaan
Perinteinen suunnitteluprosessi on suunnittelijan tai suunnittelutiimin johtama prosessi, jossa asiakkaan rooli on usein konsultatiivinen ja hyväksyvä. Tässä lähestymistavassa suunnittelijat tekevät suurimman osan työstä itsenäisesti. Perinteisesti organisaatiot ovat itse hoitaneet käyttäjien kuulemiset kevyesti kyselemällä tai teettämällä nopean työympäristökyselyn. Näiden tietojen pohjalta ohjausryhmä käy suunnittelijan kanssa käyttäjien tarpeet läpi. Suuremmissa organsiaatioissa ohjausryhmässä saattaa olla mukana käyttäjän edustaja, joka sisäisesti kokoaa eri tiimien ja osastojen kommentit ja näkemykset suunnittelijalle.
Suunnitteluprosessi rakentuu perinteisessä mallissa suunnittelutoimiston toimintamallien lähtökohdista. Usein prosessi noudattelee muuta rakennushanketta. Prosessi on pääsääntöisesti kevyempi sekä vähemmän organisaatioltasi aikaa vievää, kuin osallistava prosessi. Yksinkertaistettuna perinteisen suunnitteluprosessin vaiheet ovat:
- Tarvekartoitus: Suunnittelija tekee haastattelut ja tutkimukset sekä tutustuu lähtöaineistoon omatoimisesti selvittääkseen yrityksen tarpeet.
- Suunnitelman laatiminen: Suunnittelija kehittää suunnitelman asiakkaan tarpeiden pohjalta muutamassa eri vaiheessa.
- Asiakkaan hyväksyntä: Asiakas arvioi ja hyväksyy suunnitelman vaihe kerrallaan.
Perinteisen suunnitteluprosessin hyödyt organisaatiollesi työympäristön kehittämisessä
Perinteinen prosessi voi olla usein tehokkaampi ja lyhyt kestoisempi, koska suunnittelijat tekevät suurimman osan työstä itsenäisesti. Aikaa kuluu myös omalta organisaatioltasi vähemmän, kun henkilöstöä ei osallisteta kyselyin, työpajoin tai keskustelutilaisuuksin.
Suunnittelijan ja organisaatiosi roolit ovat selkeärajaisempia ja siksi helposti määriteltävissä, mikä voi vähentää epäselvyyksiä. Perinteisellä suunnittelulla ohjattua hanketta on helpompi hallita ja pitää koossa.
Keskitetty suunnittelun ja päätöksenteon malli mahdollistaa yhdenmukaisen ja johdonmukaisen vision toteuttamisen. Tämä voi olla erityisen hyödyllistä, kun projekti vaatii tiukkaa koordinointia ja yhtenäistä suuntaa.
Perinteinen suunnitteluprosessi voi vähentää jatkuvien muutosten ja palautteen keruun aiheuttamia häiriöitä kokonaishankkeelle. Tämä voi olla hyödyllistä projekteissa, joissa aikataulu on tiukka. Lyhyellä tähtäimellä kertaluontoinen ja vähemmän iteratiivinen (jatkuva) prosessi voi johtaa kustannussäästöihin. Prosessi on usein kevyempi ja edullisempi kuin osallistavalla näkökulmalla tehty projekti.
Perinteinen suunnitteluprosessi sopii yrityksille, jotka tarvitsevat nopeasti toteutettavia ratkaisuja. Yrityksille, joilla on selkeä käsitys omista tarpeistaan.
Toimiston suunnittelun riskit perinteisessä suunnitteluprosessissa
Muutospaine projektin aikana on usein kevyt, mutta saattaa kertautua tulevaisuuden muutostarpeissa, kun todelliset käyttäjätarpeet hankaloittavat organisaatiosi prosesseja tai muutokset täytyy tehdä valmistuneiden tilojen ja muuton jälkeen. Perinteinen suunnitteluprosessi voi olla vähemmän joustava ja mukautuva, mikä vaikeuttaa tilojen muuttamista tulevaisuuden tarpeiden mukaan.
Tilat eivät vastaa henkilöstön tarpeita. Tähän johtaa usein suunnittelijoiden ymmärtämättömyys sekä tietämättömyys organisaatiollesi itsestään selvistä asioista tai tilojen suunnitteluun oleellisesti vaikuttavista tomintamalleista.
Työntekijöiden osallistumisen puute voi johtaa vastustukseen uusia tilaratkaisuja kohtaan, mikä voi haitata muutosten sujuvaa toteutusta. Muutosvastarinnan lisäksi sitoutuminen uusiin tiloihin voi olla vähäisempää verrattuna osallistavaan prosessiin. Henkilöstö voi kokea heikompaa omistajuutta uusiin työtiloihin ja toimintatapoihin.
Kenelle perinteinen suunnitteluprosessi sopii erityisesti?
Perinteinen ja suoraviivainen prosessi sopii parhaiten tilanteisiin, joissa korostuvat tehokkuus, selkeä vastuunjako ja kustannustehokkuus. Suunnitteluprosessi sopii erityisesti yrityksille:
- Jotka haluavat toteuttaa muutokset lyhyellä tähtäimellä, nopeasti ja kustannustehokkaasti
- Joilla on selkä käsitys omista tarpeistaan, muutosvaatimukset ovat selkeät ja helposti määritettävissä
- Joissa on vahva hierarkia, johtajien päätökset ovat keskeisiä ja työntekijöiden osallistuminen on vähäisempää
- Kun halutaan minimoida suunnittelu- ja toteutuskustannukset
Tämä voi olla tehokas tapa toimia, jos organisaatiosi ei koe tarvetta olla syvästi mukana jokaisessa projektin vaiheessa. Perinteinen malli voi sopia sinulle, joka luotat suunnittelijan ammattitaitoon toteuttaa visiosi ilman jatkuvaa yhteistyötä ja konsultaatiota.
Etkö vielä tiedä soveltuuko osallistava suunnitteluprosessi sinun organisaatiollesi? Klikkaa tästä blogi-sarjan seuraaviin osiin: OSA 1 – Osallistava suunnitteluprosessi ja OSA 3 – Vertailussa perinteinen ja osallistava suunnitteluprosessi.
Ota yhteyttä! Asiantuntijamme keskustelee kanssasi sopivan näkökulman löytämiseksi.