Prosessilla on väliä – OSA 1
Osallistavan suunnitteluprosessin hyödyt ja riskit työympäristöjen suunnittelussa
Työympäristöjen suunnittelu ja kehittäminen on keskeinen osa yritysten toiminnan tehostamista ja työntekijöiden hyvinvoinnin parantamista. Työympäristöhankkeissa on monta asiaa, joita tulee päättää jo ennen hankkeeseen ryhtymistä. Yksi merkittävä asia on henkilöstön ja käyttäjäryhmien osallistuminen ja osallistumisen laajuus suunnitteluprosessin aikana.
Tämä artikkeli on ensimmäinen osa blogi-sarjaamme: Prosessilla on väliä. Tarkastelemme ja avaamme osallistavaa suunnitteluprosessia, sen hyötyjä, riskejä sekä kerromme millaisella organsiaatiolle osallistava suunnitteluprosessi soveltuu erityisesti. Artikkelisarjamme auttaa sinua ymmärtämään ja valitsemaan parhaan mahdollisen lähestymistavan tuleviin tilasuunnitteluhankkeisiinne. Suunnitteluprosessista ja sen vaiheista voit lukea lisää täältä.
Osallistava suunnitteluprosessi nojaa aitoon ymmärrykseen toimiston käytöstä
Osallistava suunnitteluprosessi tarkoittaa prosessia, jossa tilojen käyttäjät ja sekä suunnittelua ohjaava ohjausryhmä otetaan aktiivisesti mukaan suunnittelun eri vaiheisiin. Tämä lähestymistapa korostaa yhteisöllisyyttä ja käyttäjälähtöisyyttä.
Osallistava suunnitteluprosessissa suunnittelun ja osallistamisen vaiheet kietoutuvat yhteen ja kulkevat samaa matkaa. Jokaiseen hankkeeseen räätälöidään sopivat prosessin vaiheet sekä työkalut. Yksinkertaistettuna prosessin vaiheet ovat:
- Tarvekartoitus: Yhteistyö työntekijöiden ja johdon kanssa tarpeiden ja toiveiden selvittämiseksi.
- Ideointi: Yhteiset työpajat, joissa kerätään ja jalostetaan ideoita.
- Suunnittelu: Käyttäjät osallistuvat suunnitelmien kehittämiseen ja arviointiin.
- Testaus: Luodaan mallinnuksia ja prototyyppejä, joita testataan ja arvioidaan yhdessä käyttäjien kanssa.
- Palautteen kerääminen: Palautteen perusteella tehdään tarvittavat muutokset ja parannukset.
Osallistavan suunnittelun hyödyt organisaatioille työtilojen kehittämisessä
Hyvä työtilojen suunnittelu on käyttäjälähtöistä ja osallistavaa, mikä edistää työntekijöiden terveyttä, hyvinvointia ja työsuoritusta. (Työterveyslaitos) Työntekijöiden osallistaminen suunnitteluprosessiin vähentää muutosvastarintaa ja parantaa hyväksyntää uusille tilaratkaisuille, kun samalla viestitään.
Osallistavan suunnittelun avulla voidaan varmistaa, että työympäristöt vastaavat paremmin käyttäjien todellisia tarpeita ja toiveita. Tämä johtaa todennäköisemmin tiloihin, jotka tukevat paremmin työntekoa ja edistävät yhteistyötä. Tutkimukset osoittavat, että osallistava suunnittelu tekee suunnitteluprosessista joustavamman ja paremmin mukautuvan käyttäjien muuttuviin tarpeisiin.
Osallistava suunnittelu edistää yhteisöllisyyttä ja tiimityötä, kun työntekijät otetaan mukaan suunnitteluprosessiin. Suunnittelua tehdään yhteistyössä organsiaatiosi eri tiimien ja yksiköiden kanssa. Eri osaamistaustoiden ja roolien näkemykset tuottavat kekseliäitä ja innovatiisia ratkaisuja tiloihin.
Kun työntekijät osallistuvat suunnitteluun, he kokevat omistajuutta lopputuloksesta ja ovat todennäköisemmin sitoutuneita uusiin tilaratkaisuihin. Tämä voi myös parantaa uusien toimintatapojen ja muutosten hyväksyntää organisaatiossa.
Osallistava suunnitteluprosessi sopii yrityksille, jotka haluavat panostaa siihen, että tilat vastaavat tarpeita mahdollisimman tehokkaasti. Yrityksille, joilla on selkeä halu kehittää omaa toimintaa pitkäjänteisesti.
Osallistamisen riskit työtilojen kehittämisessä
Osallistava suunnittelu voi pidentää projektin aikataulua, koska se sisältää useita käyttäjäkontakteja, jatkuvaa palautteen keräämistä sekä palautteen integrointia suunnitelmiin. Käyttäjäpalaute voi johtaa prosessin aikana odottamattomiin muutoksiin,. Tämä voi johtaa siihen, että projektit valmistuvat myöhemmin kuin alun perin suunniteltu.
Useat suunnittelukierrokset ja palautteen käsittely voivat lisätä projektin kokonaiskustannuksia. Osallistava prosessi vaatii usein enemmän resursseja kuin perinteinen suunnitteluprosessi, mikä voi yllättää budjettirajoitteiset organisaatiot.
Useiden sidosryhmien osallistaminen prosessiin voi tehdä siitä monimutkaisen ja vaikeasti hallittavan. Erilaisten näkökulmien ja odotusten sovittaminen yhteen voi aiheuttaa haasteita ja vaikeuttaa päätöksentekoa.
Kenelle osallistava suunnitteluprosessi sopii erityisesti?
Osallistava ja jatkuvan kehittämisen prosessi sopii erityisesti yrityksille, jotka haluavat:
- Varmistaa, että työympäristöt vastaavat tarkasti työntekijöiden tarpeita ja toimintamalleja
- Kehittää toimintaansa pitkäjänteisesti tulevaisuuteen
- Kehittää henkilöstön hyvinvointia toimiston avulla
- Varmistaa henkilöstön sitoutuneisuuden työtilojen kehitysprojektiin
- Varmistaa henkilöstön tyytyväisyys ja viihtyvyys
- Nostaa tilojen käyttöastetta
Osallistava suunnitteluprosessi on lähestymistapa, jossa työntekijät ja muut sidosryhmät otetaan aktiivisesti mukaan suunnittelun eri vaiheisiin. Tämä lähestymistapa korostaa yhteisöllisyyttä, käyttäjälähtöisyyttä ja iteratiivista palautteen keruuta, mikä johtaa paremmin työntekijöiden tarpeisiin vastaaviin, innovatiivisiin, työhyvinvointia tukeviin ja toiminnallisiin ratkaisuihin. Osallistava suunnittelu parantaa työntekijöiden sitoutumista, tyytyväisyyttä ja hyvinvointia, mutta voi myös pidentää projektin aikataulua, lisätä kustannuksia ja monimutkaisuutta sekä vaatia tehokasta koordinointia ja konfliktien hallintaa.
Etkö vielä tiedä soveltuuko osallistava suunnitteluprosessi sinun organisaatiollesi? Klikkaa tästä blogi-sarjan seuraaviin osiin: OSA 2 – Perinteinen suunnitteluprosessi ja OSA 3 – Vertailussa perinteinen ja osallistava suunnitteluprosessi.
Ota yhteyttä! Asiantuntijamme keskustelee kanssasi sopivan näkökulman löytämiseksi.