Case Varala: Käyttäjien toiveet oppi- ja asiakastilojen kehitysprojektin keskiössä
Palvelut:
Tiedot:
Varalan urheiluopisto Tampereella on Suomen vanhimpia urheiluopistoja, ja se onkin perustettu jo vuonna 1927. Varala sijaitsee kauniilla Pyynikin harjualueella, tarjoten loistavat puitteet monipuoliseen liikuntaan lähellä luontoa. Opiston ympäristö on ainutlaatuinen yhdistelmä luontoa ja urheilun historiaa, mikä tekee siitä ihanteellisen paikan fyysiseen aktiivisuuteen kuin myös henkiseen hyvinvointiin. Varala toimiikin liikunta-alan koulutuskeskuksena, niin yhdistyksille kuin yrityksillekin tarjoten majoitus-, liikunta- ja hyvinvointipalveluita
Varalan urheiluopiston tiloja on uudistettu sekä ja nykyaikaistettu tarpeen mukaan. Oppitilojen kehittämisen tavoitteena oli modernisoida ja nykyaikaistaa pääkäytävän luokkatilat vastaamaan uuden opetussuunnitelman mukaista monipuolista opetuskäyttöä. Samojen tilojen tuli palvella yritysasiakkaiden ja ryhmien tarpeita muun muassa kokouskäyttöön modernein varustein. Vanhat tilat eivät vastanneet muuntojoustavuuden näkökulmasta oppitilojen uusia vaatimuksia, eivätkä tilat olleet ulosvuokrattuina viihtyisyydeltään riittävällä tasolla.
Osallistava suunnittelu on tärkeä toimintamalli eri käyttäjäryhmien sitouttamisen ja aidon käyttäjäymmärryksen saavuttamiseksi. Osallistamalla eri käyttäjäryhmiä heille luontevilla työtavoilla varmistaa aktiivisen osallistumisen sekä projektin kannalta oleellisen tiedon löytämisen. Kuvassa opiskelijat suunnittelevat oppitilaa työpajassa.
Erilaisten tarpeiden ja vaatimusten yhteensovittaminen alkaa osallistavalla tarvekartoituksella
Haasteena suunnittelussa nähtiin usean eri käyttäjäryhmän huomattavan erilaiset tarpeet sekä niiden yhteensovittaminen niin visuaalisesti kuin toiminnallisestikin. Koska käyttäjäryhmiä oli paljon, projekti haluttiin toteuttaa osallistavan suunnitteluprosessin periaatteiden mukaisesti ja varmistaa siten eri käyttäjäryhmille soveltuvat tilat pitkälle tulevaisuuteen.
Tavoitteena oli erityisesti tarpeiden ja toiveiden kartoitus vaiheessa kuulla eri käyttäjäryhmiä ohjausryhmän lisäksi organsiaation sisältä, opiskelijoista sekä eri asiakaskunnista. Projektin alussa hyödynsimme eri menetelmiä eri kohderyhmille. Jaoimme Varalan kanssa osallistamisen tehtäviä ja toteutimme eri käyttäjäryhmien kuuntelua myös yhteistyössä.
- Avainhenkilö-haastattelut läpi koko projektin: Ensimmäinen askel onnistuneeseen suunnitteluun oli avainhenkilöhaastattelut, jotka toteutettiin heti projektin alussa. Näiden haastatteluiden avulla varmistettiin, että suunnittelu etenee tavoitteiden mukaisesti ja että lopputulos vastaa lopulta kaikkien osapuolten toiveita. Näin pystyimme jatkuvasti tarkkailemaan sekä parantamaan suunnitteluprosessia.
- Tutustuminen Varalan historiaan ja arvoihin kirjaillisuuden kautta: Toisena vaiheena tutustuimme syvällisesti Varalan urheiluopiston historiaan ja sen arvoihin. Tämä tapahtui sekä kirjallisuuden että haastatteluiden kautta. Tämä vaihe antoi meille arvokasta tietoa, joka taas osaltaan auttoi ymmärtämään paikan merkityksen ja sen perinteet, joita halusimme kunnioittaa suunnittelutyössä.
- Käyttäjähaastattelut ja avainasiakas-haastattelut tiedonkeruussa: Kolmannessa vaiheessa keräsimme tietoa fasilitoimalla käyttäjä- sekä avainasiakashaastatteluja. Näiden haastatteluiden kautta saimme arvokasta palautetta ja ideoita suoraan käyttäjiltä, jotka käyttävät tiloja päivittäin. Tämä varmisti, että suunnittelu vastaa todellisia tarpeita ja parantaa tilojen käyttäjäkokemusta.
- Opiskelija- ja kouluttajaryhmien työpajasarjat: Järjestimme työpajasarjan opiskelija- ja kouluttajaryhmille. Näissä työpajoissa osallistujat saivat mahdollisuuden jakaa mielipiteensä ja ideansa sekä osallistumaan aidosti suunnitteluun. Näiden työpajojen avulla pystyimme luomaan tiloja, jotka ovat sekä käytännöllisiä sekä inspiroivia, ja jotka tukevat monipuolista oppimista ja hyvinvointia.
Näiden osallistavien vaiheiden avulla varmistimme, että suunnittelun jokainen osa-alue on perusteltavissa käyttäjien tarpeilla. Luovutimme asiakkaalle raportin osalistamisen tuloksista. Raportti toimii erinomaisena työkaluna Varalalle ja suunnitteluprosessin lisäksi he saivat arvokasta käyttäjätietoa toiminnan kehittämiseen myös oppitilaprojektin ulkopuolelle.
Keräämme palautetta palvelustamme läpi prosessin ja reagoimme palautteeseen jo yhteisen projektin aikana. Opiskelijoiden työpajan palaute vastasi työpajan avointa ja reipasta sekä turvallista tunnelmaa, jonka fasilitoijina aistimme.
Osallistamisen hyödyt ja näkökulmat suunnittelun pohjaksi
Suunnitteluprosessi mahdollisti jatkuvan dialogin Varalan kanssa, mikä takasi sen, että lopulliset suunnitelmat olivat sekä toiminnallisia että visuaalisesti miellyttäviä. Tässä keskiössä oli niin Varalan johtoryhmän, henkilökunnan kuin käyttäjien toiveet ja mielekkyys työskennellä tiloissa. Erityistä huomiota kiinnitettiin tilojen muunneltavuuteen, mikä mahdollistaa niiden tehokkaan käytön erilaisissa tilanteissa ja tapahtumissa.
Näiden edelläkäytyjen vaiheiden avulla saimme selkeän käsityksen asiakkaan tarpeista sekä käyttäjäryhmien toiveista ja odotuksista. Syvällinen tutustuminen Varalan urheiluopiston historiaan ja avainhenkilöiden näkemyksiin antoi meille kattavan ymmärryksen projektin tavoitteista. Haastattelujen sekä työpajojen ansiosta pystyimme varmistamaan, että suunnittelu etenee toivotusti, ja että kaikki tarpeet sekä toiveet otettiin huomioon.
Varala
Saadut tiedot sekä näkökulmat mahdollistivat sen, että pystyimme tekemään suunnitteluvaiheessa päätöksiä, jotka paransivat tilojen käytettävyyttä ja viihtyisyyttä. Käyttäjäryhmien näkemykset auttoivat meitä luomaan tiloja, jotka eivät ainoastaan täytä nykyisiä vaatimuksia, vaan myös inspiroivat ja tukevat monipuolista oppimista ja työhyvinvointia. Tämän kautta saatu palaute ohjasi projektin suunnittelua alusta alkaen. Varmistimme, että suunnittelun jokainen osa-alue on perusteltavissa käyttäjien tarpeilla.
Luovutimme asiakkaalle raportin osalistamisen tuloksista ja kävimme palautteen läpi jokaisessa suunnitteluvaiheessa. Raportti toimii erinomaisena työkaluna Varalalle ja kyseisen projektin lisäksi he saivat arvokasta käyttäjätietoa toiminnan kehittämiseen myös tulevaisuuteen. Osallistavasta suunnitteluprosessista lisää voit lukea täältä.
Varalan oppitilojen ja vuokrattavien yritys- ja ryhmätilojen seinälle suunniteltiin ikonisen varalan naisvoimistelijoiden valokuvasta teetettävä installaatio massiivimännystä. Tilojen ikkunasta näkyy vanhoja kauniita mäntyjä sekä ranta, josta valokuva on otettu.
Asiantuntijatiimin näkemykset tilojen kehittämisestä pohjautuivat Varalan tavoitteisiin sekä osallistamisen tuloksiin
Erilaisiin oppimistilanteisiin suunniteltiin muokattava ja siirreltävä kalustus. Suunnittelussa kiinnitettiin huomiota myös tilojen opastukseen sekä tunnistettavuuteen ja uuden esitystekniikan vaatimuksiin. Myös varsinainen tilojen uudelleen pohdinta ja tilan käytön tehostamisen mahdollisuudet käytiin suunnittelun alussa läpi.
Hyvinvointi, luonnonläheisyys ja Varalan historia haluttiin tuoda esiin tyylikkäällä ja modernilla tavalla. Kalusteet ja tilat tukevat hyvinvointia monella tasolla. Akustiikan ja säädettävän valaistuksen merkitys tunnistettiin sekä erilaisilla kalustusratkaisuilla mahdollistettiin ergonomisen hyvinvoinnin elementit, kuten liikettä lisäävät kalusteet, seisominen ja erilaiset tavat istua sekä työskennellä.
Visuaalinen ilme haluttiin tukemaan varalan ilmettä, mutta ennen kaikkea luonnon läheisyyttä. Materiaalit ja värit ovat luonnonläheisiä, mutta oppitiloille ominaisesti kestäviä sekä erityisesti huollettavia ja puhdistettavia. Värimaailmalla haluttiin ohjata tilojen tunnistettavuutta sekä tilojen nimeämistä. Värimaailmaltaan kaikki kalusteet soveltuvat yhteen jolloin muunneltavuus ja kalusteiden liikuteltavuus tilasta toiseen tarpeiden ja henkilömäärien mukaan onnistuu rikkomatta kokonaisilmettä.
Varalan historiaa haluttiin kunnioittaa ja tuoda sitä esiin. Suunnittelimme Varalan vuosikymmenistä kertovan näyttelyseinän pitkälle käytävälle. Lisäksi hyödynsimme vanhoja valokuvia osaksi sisustusta.
Tilamuutoksen tavoitteena oli huomioida Varalan strategian mukaisesti myös kestävän kehityksen mukaiset periaatteet. Suunnittelussa panostimme valintojen kulutuksen kestävyyteen sekä kierrätyspohjaisiin sekä helposti kierrätettävissä oleviin materiaaleihin. Hyödynsimme myös paljon luonnonmateriaaleja.
Prosessi mahdollisti jatkuvan dialogin Varalan kanssa, mikä takasi sen, että lopulliset suunnitelmat olivat sekä toiminnallisia että esteettisesti miellyttäviä. Tässä keskiössä oli niin Varalan johtoryhmän, henkilökunnan kuin käyttäjien toiveet ja mielekkyys työskennellä tiloissa. Erityistä huomiota kiinnitettiin tilojen muunneltavuuteen, mikä mahdollistaa niiden tehokkaan käytön erilaisissa tilanteissa ja tapahtumissa.
Varalan työryhmän kokemukset yhteisestä projektista – sujuvaa viestintää ja laadukasta projektinhallintaa
Haastattelimme Varalan ohjausryhmästä palvelupäällikkö Marko Arvosen sekä apulaisrehtori Sari Karjalaisen. Roolimme suunnittelijoina oli fasilitoida projektin kulku osallistamisen näkökulmasta. Tämän lisäksi johdimme suunnitteluprosessia ja autoimme Varalaa pysymään päätösten kanssa yhdessä sovitussa aikataulussa. ”Innerin päästä tuli vahvaa ohjausta ja osallistamista meidän keskinäiseen työskentelyyn.” Sari Karjalainen kertoo. Erityisesti Varalan työryhmä piti sujuvasta, helposta ja vaivattomasta yhteydenpidosta projektissamme. ”Viestintä oli todella vaivatonta, erittäin sujuvaa.” Marko Arvonen mainitsee.
Varala
Oppitilojen kehittämishanke odottaa vielä toteutusta. Mutta suunnittelun ja valintojen pohjalta saimme positiivista palautetta erityisesti osallistamisen näkökulmasta, mutta myös moniulotteisesta näkökulmasta tilan käytön pohdintaan. Suunnittelu ei painottunut vain visuaaliseen puoleen, vaan ”aina valaistuksesta sähköpistokkeiden paikkaan ja määrään asti” materiaalien ja pintojen lisäksi, Sari sanoo.
Myös kestävän kehityksen mukaiset teemat olivat mukana suunnittelussa ja haastoimme Varalaa pohtimaan omia käytäntöjä sekä mm. materiaalivalintoja kestävän kehityksen näkökulmasta, Varalan strategian mukaisesti. Myös kustannuskäsitys ja tilojen käyttöiän huomiointi olivat osa työtä. Suunnittelussa ”keskityttiin oikeisiin ja tärkeisiin asioihin” Marko Arvonen sanoo.
Varala
Tällaisten projektien kautta on helppo osoittaa, kuinka tärkeää on ymmärtää käyttäjäryhmien tarpeita ja miten tilasuunnittelun avulla voidaan vastata näihin tarpeisiin. Monipuolinen ammattitaito ei ole vain tilasuunnittelun osaamista, vaan koko tilaprojektin kokonaisvaltaista hallintaa, taitoa ja empatiaa kuunnella sekä ymmärtää tilojen käyttäjiä keskeisenä osana tilan suunnittelua.
INNER mukaan sinun hankkeeseesi?
Ota yhteyttä! asiantuntijamme keskustelee kanssasi sopivan näkökulman löytämiseksi.