Järvi-Saimaan Palvelut Oy on Etelä-Savossa toimiva kuntien ja hyvinvointialueen omistama monialainen palveluyhtiö, joka työllistää noin 200 henkilöä. Yritys tarjoaa ateria-, puhtaus- ja kiinteistöhuoltopalveluita sekä rakennuttamisen ja maankäytön asiantuntijapalveluita useilla pienillä paikkakunnilla. Avaamme seuraavaksi, kuinka tilakäsikirjan avulla konkretisoituu yhtenäinen linja useisiin toimipisteisiin ja miten sen avulla saavutetaan kustannussäästöjä tulevissa tilaprojekteissa.

Lähtötilanne: tarve yhtenäistää tilojen ilmettä

Organisaation eri toimipisteissä toimittiin hyvin erilaisissa tiloissa – usein ilman selkeää yhteistä linjaa tai visuaalista ilmettä. Asiakasorganisaatiolla oli toiveita ja tarpeita tilojen suhteen, mutta ei omaa osaamista tilasuunnittelun kokonaisuuden hallintaan. Tavoitteena oli paitsi päivittää tiloja vastaamaan nykypäivän työskentelytapoja, myös luoda yhtenäinen ja tunnistettava Järvi-Saimaan Palvelujen ilme kaikkiin nykyisiin ja tuleviin toimipisteisiin.

Asiakas kaipasi kumppania, joka toisi projektiin ulkopuolista näkemystä, tilasuunnittelun osaamista ja kykyä muotoilla kokonaisuudesta linjakas ja monistettava ratkaisu.

Ratkaisuna tilakäsikirja ja käyttäjälähtöinen suunnitelu

Projekti käynnistettiin kahden toimipisteen esimerkkisuunnittelun avulla. Mikkelin ja Sulkavan toimipisteissä muutokset olivat ajankohtaisia. Tavoitteena oli päivittää tilat kustannustehokkaasti – hyödyntäen olemassa olevia rakenteita ja kalusteita – mutta samalla selkeästi brändin mukaisiksi, viihtyisiksi ja toimiviksi. Tavoitteena oli saada tilaprojekteihin kokemusta ja näkemystä asiantuntijan avulla ja siten tilat järkevästi käyttöön ilman remontteja tai suuria hankintoja.

Mikkelin ja Sulkavan toimipisteiden suunnittelun lomassa keskiöön nousi INNER Growth tilakäsikirja. Siis visuaalinen ja toiminnallinen konsepti, joka mahdollistaa suunnitelmien monistamisen eri toimipisteisiin samalla sapluunalla. Kahden esimerkki projektin avulla pilotoimme sekä konkretisoimme tulevien toimitilaprojektien suunnitelmat jo etukäteen. Projektin aikana tilakäsikirjaan kirjattiin mm:

• tilan käytön ratkaisut eri kokoisiin ja mallisiin tiloihin käyttötarkoitusten mukaan
• brändi-ilmeeseen ja -väreihin pohjautuvat kaksi esimerkkisisustusta
• yhtenäiset kalustetyypit ja tilaelementit
• viihtyvyyttä edistävät ratkaisut, kuten verhot, viherkasvit ja akustiset elementit
• graafisen ilmeen mukaiset opasteet ja bränditeippaukset osana sisustusta
• hinnat ja esimerkkibudjetit päätöksentekoon

Esimerkki tilojen suunnittelussa huomioitiin työntekijöiden arki ja toimintojen sujuvuus. Tiloihin syntyi looginen jäsentely, jossa kaikki tarpeelliset toiminnot löytyvät helposti ja viihtyisyys tukee työntekoa ja positiivista kulttuuria organisaatiossa.

Kokemus: toimiva lopputulos ja työkalu tulevaisuuden kehittämiseen

Järvi-Saimaan Palvelut koki yhteistyön asiantuntevaksi, kuuntelevaksi ja käytännönläheiseksi. Suunnittelutyö toi selkeyttä siihen, miten tiloista voidaan rakentaa sekä käytännöllisiä että brändin mukaisia – ilman mittavia muutostöitä. Erityisesti tilojen tunnelma ja visuaalinen ilme tukee asiakkaan brändiä ja vahvistaa Järvi-Saimaan Palveluiden identiteettiä. Asiakkaan näkökulmasta erityisen arvokasta oli se, että suunnittelussa ei keskitytty vain yksittäisten tilojen ratkaisemiseen, vaan koko konseptin monistettavuuteen.

Tilakäsikirja tarjoaa konkreettisen työkalun, jonka avulla Järvi-Saimaan Palvelut voi jatkossa toteuttaa uusia tiloja saman periaatteen mukaisesti – tehokkaasti ja itsenäisesti omaa brändiä vahvistaen. Työkalu vähentää yksittäisten suunnittelukierrosten tarvetta ja nopeuttaa päätöksentekoa sekä muutosten suunnittelukustannuksia tulevissa tilahankkeissa.