Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Yritys & rekisterin ylläpitäjä
Nimi: INNER Sisustusarkkitehdit Oy
Osoite: Aleksis Kiven katu 20 A 2, 33210 Tampere
Y-tunnus: 3000610-4
E-mail: info@inner.fi
Henkilötietojen käyttötarkoitus
INNER Sisustusarkkitehdit Oy kerää ja käsittelee henkilötietoja yritys-, yhdistys- ja julkisen sektorin asiakkaiden yhteyshenkilöistä ja yksityisasiakkaistaan, sekä potentiaalisten asiakkaistaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) sekä muun vallitsevan lainsäädännön mukaisesti projektin hoitamista, myyntiä ja markkinointia varten.
Kerättyjä tietoja käytetään asiakkaan suostumuksella myös asiakastiedotteiden ja uutiskirjeiden lähettämiseen, markkinointiin, mainontaan ja suoramarkkinointiin. Asiakas voi halutessaan kieltää suoramarkkinoinnin. Asiakkaan henkilötietoja säilytetään niin kauan, kun asiakas voidaan katsoa yrityksen asiakkaaksi. Potentiaalisten asiakkaiden tietoja säilytetään niin kauan, kun niiden säilyttäminen on tarpeellista tulevan mahdollisen yhteistyön aikaansaamiseksi. Vanhentuneet henkilötiedot poistetaan yrityksen asiakastietorekisteristä.
Tässä selosteessa kerromme sinulle tietojesi käsittelyn perusteista ja tiedotamme sinulle oikeuksistasi omiin tietoihisi liittyen.
Rekisterin sisältämät henkilötiedot
INNER Sisustusarkkitehdit Oy kerää ja käsittelee asiakkaistaan seuraavia tietoja:
- Asiakkaan, palvelun käyttäjän tai yhteyshenkilön nimi, osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, rooli asiakasorganisaatiossa
- Sopimussuhteeseen liittyvät tiedot kuten tilattu palvelu hintatietoineen ja toimitusosoitteineen sekä sopimuksen alkamis- ja päättymispäivä
- Laskutukseen ja perintään liittyvät henkilötiedot (yksityisiltä henkilöiltä)
- Asiakassuhteen hoitoon ja asiakasyhteydenottoihin liittyvä viestihistoria
- Asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot (kuten laskutustavat, asiakkaan antamat lisätiedot, ostetut tuotteet ja palvelut, laskutetut tai laskutettavat työt
- Markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot
- Tekniset tiedot sekä rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot.
Tietolähteet
INNER Sisustusarkkitehdit Oy säännönmukaisia tietolähteitä ovat:
- Asiakkaan itse ilmoittamat tiedot
- Asiakastietoja voidaan kerätä ja päivittää myös ulkopuolisten tahojen kautta kuten YTJ:stä, PRH:sta, Suomen Asiakastiedolta, Fonectasta, Intrum:ilta tai muista vastaavista rekistereistä.
Keräämme asiakkaiden tiedot ensisijaisesti asiakkailta itseltään ja tallennamme ne rekisteriin sellaisina kuin asiakas on ne ilmoittanut. Tietoja päivitetään sitä mukaa, kun saamme asiakkailta tiedon muutoksista.
Myös verkkosivustomme kerää henkilötietoja evästeiden avulla. Evästeiden tietosuojasta voit lukea tarkemmin internetsivujemme evästeasetuksista.
Rekisteröidyn oikeudet
Sinulla on seuraavat oikeudet EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen puitteissa. Jos haluat käyttää jotain alla olevista oikeuksistasi, ota yhteyttä meihin sähköpostitse osoitteella info@inner.fi. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.
Tarkastusoikeus: Sinulla on oikeus pyytää keräämämme henkilötietosi nähtäväksesi ja pyytää meitä oikaisemaan mahdolliset virheelliset tiedot.
- saada tieto henkilötietojen käsittelystä
- päästä omiin tietoihin ja tarkastaa itseään koskevat käsittelemämme henkilötiedot
- vaatia epätarkan ja / tai virheellisen henkilötiedon oikaisua sekä näiden tietojen täydentämistä
- vaatia henkilötietojen poistamista
- peruuttaa suostumus ja vastustaa henkilötietojen käsittelyä
- tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos koetaan, että rikomme henkilötietoja käsitellessämme voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä
- vaatia henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
Vastustamisoikeus: Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos käsittelemme niitä mielestäsi lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
Poisto-oikeus: Sinulla on oikeus pyytää meitä poistamaan henkilötietojasi rekisteristä, jos niiden käsittely ei ole mielestäsi tarpeellista asiakassuhteen kannalta. Poistamme tiedot pyyntösi jälkeen mahdollisimman pian, kuitenkin puoli vuosittain.
Valitusoikeus: Sinulla on oikeus valittaa tietosuojavaltuutetulle, jos rikomme mielestäsi tietosuoja-asetusta tai tietosuojalakia.
Suoramarkkinointikielto: Sinulla on oikeus kieltää henkilötietojesi käyttäminen suoramarkkinointiin. Ota huomioon, että INNER Sisustusarkkitehdit Oy ei koskaan luovuta henkilötietojasi niille tahoille, jotka voisivat käyttää niitä suoramarkkinointiin.
Käsittelyn kesto
Pääsääntöisesti asiakkaiden henkilötietoja käsitellään niin kauan, kuin asiakassopimus ja -suhde on voimassa INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n ja asiakkaan välillä (mukaan lukien potentiaaliset asiakkaat) ja tiedot pyritään pääsääntöisesti poistamaan kohtuullisessa ajassa sopimuksen purkautumisen tai päättymisen jälkeen, kuitenkin puoli vuosittain.
Lainsäädäntö pakottaa meidät kuitenkin säilyttämään osaa tiedoista myös asiakassuhteen purkautumisen jälkeen laskutusta, perintää, kirjanpitoa, tietoliikenteen vikatilanteiden ja viranomaisten tietopyyntöjen selvittelyä varten. Näissä tapauksissa poistamme tiedot aikaisintaan sen jälkeen, kun lakien määräämät velvoitteet ovat päättyneet.
Myynnin ja markkinoinnin osalta säilytämme tietojasi sen aikaa, kun palvelujen markkinointi on ajankohtaista.
Tietojen vastaanottajat
Käytämme joissain toiminnoissamme alihankkijoita ja yhteistyökumppaneita, jotka käsittelevät henkilötietoja INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n pyynnöstä ja INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n määrittelemiin tarkoituksiin asiakkaan projektin vaatimalla tasolla. Tietoja, esimerkiksi nimi, puhelinnumero, osoite voidaan luovuttaa tarkkaan valituille alihankkijoille, urakoitsijoille, työmiehille, tavarantoimittajille tai näiden alihankinnassa oleville kuljetuspalveluille, jotta asiakaan tilaama palvelu voidaan toteuttaa sovitulla tavalla. Muita käsittelijöitä ovat INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n käyttämät ohjelmisto- ja pilvipalvelut, sekä laskutuksen alihankkijat.
Tietojen siirto EU:n ulkopuolelle
Asiakkaittemme henkilötietoja ei luovuteta säännönmukaisesti EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Tietoja voidaan kuitenkin käyttämiemme palveluiden sisällä siirtää EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, mutta ainoastaan sellaisissa palveluissa, jotka takaavat eurooppalaisen tietosuoja-asetuksen mukaisen tietosuojan tason (privacy shield), kun tietoa liikutellaan globaalissa infrastruktuurissa (esimerkiksi Google, Microsoft 365 ja Dropbox, Slack).
Tietojen käyttö automaattiseen päätöksentekoon
Asiakkaiden henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.
Tietojen suojauksen periaatteet
Tietoja säilytetään ja käytetään aina turvallisten tiedonsuojausmenetelmien avulla.
Tiedot on suojattu häviämiseltä, tuhoutumiselta ja vahingoittumiselta asianmukaisilla teknisillä sekä organisatorisilla toimilla.
Asiakkaiden henkilötietoja käsitellään aina luottamuksellisesti. Asiakasrekisteriin on käyttöoikeus vain niillä INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n palveluksessa olevilla tai INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n lukuun toimivilla henkilöillä, jotka tarvitsevat rekisterin tietoja työtehtävissään. Tiedot sijaitsevat INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n suljetussa verkossa, joka on suojattu palomuurilla. Työntekijöiden täytyy tunnistautua henkilökohtaisella käyttäjätunnuksella sekä salasanalla, vahvalla tai kaksivaiheisella tunnistamisella, jotta he pääsevät käsittelemään tietoja. Sitoutamme kaikki INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n sisäiset käsittelijät salassapitosopimuksilla.
Tiedot sijaitsevat suojattuna Suomessa sekä muissa Euroopan maissa sekä Yhdysvalloissa. Tiedoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot. Sekä tietoja että varmuuskopioita säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa. Manuaalisia aineistoja säilytetään lukituissa ja vartioiduissa tiloissa.
INNER Sisustusarkkitehdit Oy:n johdolla on kokonaisvastuu tietosuojan toteutumisesta. Lisäksi edellytämme omilta palveluiden ja järjestelmien toimittajiltamme riittävät vakuudet siitä, että he noudattavat tarvittavia tietosuojakäytäntöjä omalta osaltaan ja pystyvät osoittamaan sen tarvittaessa.
Olemme valmiita esittelemään tietosuojaan liittyviä käytäntöjämme ja toimittamaan niistä lisätietoja valvontaviranomaisille tarvittaessa. Tietovuodon sattuessa olemme valmiit ilmoittamaan tapauksesta tietosuojavaltuutetulle ja asiakkaille lainsäädännön määräämässä ajassa. Tarkastelemme tietosuojakäytäntöjemme toimivuutta ja kattavuutta jatkuvasti, ja kehitämme sekä teknisiä että organisatorisia käytäntöjä edelleen tarpeen mukaan. INNER Sisustusarkkitehdit Oy on vakuutettu tietosuojavakuutuksella.
Lisää aiheesta
Tietosuojavaltuutettu: https://tietosuoja.fi/tietosuoja
Tarkempi kuvaus oikeuksista löytyy artiklasta: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC
EU Asetus: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FI/TXT/?uri=OJ%3AL%3A2016%3A119%3ATOC