Milloin työympäristösuunnittelusta on oikeasti apua?
10 tilannetta, joissa suunnittelukumppani säästää aikaa, vähentää riskejä ja varmistaa onnistuneen lopputuloksen
Monessa yrityksessä toimitilamuutos on samaan aikaan mahdollisuus ja riski. Uusi toimisto voi tukea työn sujuvuutta ja tuottavuutta, vahvistaa brändiä ja nostaa arjen fiilistä. Silti projektin läpivienti mietityttää: kuka ehtii, kuka päättää ja miten varmistetaan, että kokonaisuus pysyy hallinnassa – ilman että se vie fokuksen ydintyöstä?
Toimiston uudistaminen kuulostaa usein yksinkertaiselta: valitaan kalusteet, sovitaan remontista ja muutetaan sisään. Todellisuudessa kyse on monesta rinnakkaisesta valinnasta ja päätöksestä, aikataulusta, budjetista, toimittajista sekä yksityiskohdista – ja juuri siksi projekti vie helposti enemmän aikaa kuin aluksi ajattelee.
Monessa yrityksessä tärkein syy ottaa mukaan suunnittelukumppani ei ole “sisustaminen”, vaan se, että lopputulos vastaa tavoitteita ja projekti pystytään viemään läpi ilman, että oma tiimi joutuu venymään kohtuuttomasti.
Moni odottaa suunnittelun lisäksi myös kokonaisvaltaista asiantuntijuutta: kumppania, joka ottaa vastuuta, auttaa päätöksenteossa ja tukee projektia läpi toteutuksen. Työympäristösuunnittelu ei ole vain “sisustamista”, vaan käytännössä tapa varmistaa, että tila toimii arjessa, näyttää yritykseltä ja syntyy hallitusti.
Tässä artikkelissa käymme läpi 10 tilannetta, joissa työympäristösuunnittelusta on eniten hyötyä – ja mitä se tarkoittaa konkreettisesti yrityksen arjessa.
Tiivistettynä: milloin työympäristösuunnittelusta on eniten hyötyä?
- Kun tilan pitää tukea työn sujuvuutta ja tiimien tarpeita
- Kun toimiston muutto tai uudistus osuu kiireiseen arkeen
- Kun halutaan brändin mukainen, viimeistelty kokonaisuus
- Kun budjetti ja päätökset pitää saada hallintaan
- Kun toteutus ja eri osapuolet vaativat projektin asiantuntijaa
1. Kun toimiston muutto tai uudistus osuu kiireisimpään kauteen
Toimitilaprojekti sisältää yllättävän paljon päätöksiä, aikatauluja ja liikkuvia osia. Monessa yrityksessä suurin riski ei ole se, etteikö tilasta saisi hienoa – vaan se, että projekti kuormittaa liikaa ja alkaa viedä aikaa asiakastyöltä, myynniltä ja johtamiselta.
Työympäristösuunnittelija auttaa silloin ennen kaikkea selkeyttämällä kokonaisuutta:
- mitä päätetään missäkin vaiheessa
- mitä voidaan tehdä myöhemmin
- mitä ei kannata jättää viime tinkaan
- mikä on järkevä budjetti
- miten varmistetaan oikea aikataulutus
Kun projektilla on selkeä eteneminen ja joku pitää langat käsissä, yrityksen arki voi jatkua normaalisti.
2. Kun “tehdään itse” alkaa tuntua riskiltä
Moni yritys on aiemmin hankkinut kalusteita tai päivittänyt tiloja omin voimin. Se voi toimia pienissä päivityksissä, mutta laajempi toimitilamuutos on eri asia.
Työympäristösuunnittelu tuo mukaan kokonaiskuvan: miten tila toimii nyt ja miten sen pitää toimia jatkossa. Samalla vältetään tyypilliset sudenkuopat, kuten:
- tilaratkaisut, jotka kuulostavat hyvältä, mutta eivät toimi teidän arjessa
- tilat, jotka eivät vastaa pitkän tähtäimen tavoitteita ja työn edellytyksiä
- kalusteet, jotka eivät tue ergonomiaa tai luo yhtenäistä ilmettä
- valaistus ja akustiikka jää vaille tarkempaa suunnittelua ja vaikuttavat keskittymiskykyyn ja viihtyvyteen
- kustannusten tasapaino ja järkevät hankinnat
- muutoksen ja toteutuksen organisointi ja lopputuloksen varmistaminen
- henkilöstön sitouttaminen ja muutosviestintä, uudet pelisäännöt muuttuvassa työympäristössä
- kestävän kehityksen teemojen huomiotta jättäminen
Hyvä suunnittelu ei ole vain esteettistä – se on ennen kaikkea käytännöllistä.
3. Kun tilan pitää tukea työn sujuvuutta, ei vain näyttää hyvältä
Työympäristön tärkein tehtävä on tukea työtä. Se tarkoittaa, että tilankäyttö suunnitellaan oikeasti sen mukaan:
- tilaratkaisut, jotka kuulostavat hyvältä, mutta eivät toimi teidän arjessa
- tilat, jotka eivät vastaa pitkän tähtäimen tavoitteita ja työn edellytyksiä
- kalusteet, jotka eivät tue ergonomiaa tai luo yhtenäistä ilmettä
- valaistus ja akustiikka jää vaille tarkempaa suunnittelua ja vaikuttavat keskittymiskykyyn ja viihtyvyteen
- kustannusten tasapaino ja järkevät hankinnat
- muutoksen ja toteutuksen organisointi ja lopputuloksen varmistaminen
- henkilöstön sitouttaminen ja muutosviestintä, uudet pelisäännöt muuttuvassa työympäristössä
- kestävän kehityksen teemojen huomiotta jättäminen
Tässä kohtaa suunnittelu muuttuu nopeasti “kivasta sisustuksesta” tuottavuutta tukevaksi ratkaisuksi. Kun tila toimii, se vähentää arjen kitkaa ja helpottaa työn tekemistä.
4. Kun halutaan brändin mukainen toimisto – ei geneerinen toimistotila
Toimitilat ovat yrityksen hiljainen viesti. Ne kertovat vierailijoille, työntekijöille ja yhteistyökumppaneille, millainen yritys on ja mihin se panostaa.
Brändin mukainen toimisto ei tarkoita logoja seinällä, vaan tunnelmaa ja kokonaisuutta, arvomaailmaa ja yrityksen ydintä, sitä, miten tila viestii henkilöstölle ja vierailijoille. Siihen voidaan vaikuttaa mm seuraavilla valinnoilla:
- materiaalit
- värimaailma
- valaistus
- äänimaailma ja akustiikka
- tilojen rytmi ja ensivaikutelma
- yksityiskohdat, jotka tuntuvat “meiltä”
Kun visuaalinen ilme jatkuu luontevasti tilassa, toimisto tukee yrityksen uskottavuutta ja erottautumista – usein ilman, että sitä tarvitsee erikseen sanoittaa.
5. Kun tarvitaan edustavuttaa asiakkaille ja yhteistyökumppaneille
Moni yritys tekee asiakastyötä, myy asiantuntijuutta tai rakentaa luottamusta kohtaamisissa. Silloin toimitilat ovat osa asiakaskokemusta. Olivatpa ne livenä tai etäyhteyksin.
- nostaa yrityksen arvostusta asiakkaidensa silmissä
- vahvistaa mielikuvaa laadusta ja ammattimaisuudesta
- tehdä halutun ja oikean ensivaikutelman
Tämä ei tarkoita pröystäilyä vaan harkittua, yrityksen näköistä tilaa, jossa vieras tuntee olevansa oikeassa paikassa.
6. Kun budjetista halutaan saada kaikki irti ja löytää tasapaino lopputulokseen
Budjetti on monessa projektissa se kohta, jossa epävarmuus kasvaa: mihin kannattaa panostaa, mistä voidaan joustaa ja mitä ei kannata jättää tekemättä, miten löydetään oikea tasapaino ja järkevät kustannustehokkaat ratkaisut?
Työympäristösuunnittelussa budjetti ei ole pelkkä rajoite, vaan selkeä työkalu priorisointiin. Kun vaihtoehtoja vertaillaan ja kokonaisuus suunnitellaan järkevästi, investoinnit kohdistuvat niihin asioihin, jotka vaikuttavat arjessa eniten.
Käytännössä tämä tarkoittaa esimerkiksi:
- oikean budjetin haarukointia
- kustannustietoutta
- vaihtoehtoisten ratkaisujen vertailua (laatu, hinta, toimitusajat)
- kokonaisuuden rytmittämistä (mitä tehdään nyt, mitä myöhemmin)
- kustannusten optimointia ilman “halpaa vaikutelmaa”
- oikeiden tuotteiden löytämistä
Hyvin johdettu budjetti tuo turvaa ja tekee päätöksistä helpompia.
7. Kun kestävyys ja kiertotalous on tärkeä osa yrityksen toimintaa
Kestävän kehityksen huomioiminen on mm. materiaali- ja tuotevalintoja, muutoksien hiilipäästöjen arviointia ja esimerkiksi helposti ymmärrettäviä kalustehankintoja.
Monessa yrityksessä löytyy jo kalusteita, jotka ovat hyväkuntoisia, brändiin sopivia tai helposti päivitettävissä.
Kiertotalouden periaatteet toimistoprojektissa voivat tarkoittaa esimerkiksi:
- olemassa olevien kalusteiden inventointia
- järkevää yhdistelyä uuden kanssa
- verhoilua, pintapäivityksiä tai uudelleensijoittelua
- poistuvien kalusteiden lahjoittamista, myymistä tai huutokauppamista
- materiaalien ja valintojen hiilipäästövertailua
- kokonaispäästöjen laskentaa ja analysointia
Tämä säästää kustannuksia ja vähentää ympäristökuormaa – ja usein lopputulos on myös edullisempi kuin täysin “uusi setti”. Lue lisää esimerkkiprojektista sekä vastuullisuudestamme.
8. Kun päätöksiä on paljon – ja niitä pitää tehdä nopeasti
Toimitilaprojektissa päätöksiä syntyy jatkuvasti: tilan käyttö, työpisteet, valaistus, materiaalit, kalusteet, neuvottelutilat, akustiikka, säilytys, brändielementit ja niin edelleen.
Kun päätöksiä on paljon, suurin riski on päätösten pirstaloituminen. Kokonaisuus alkaa helposti hajoamaan, kun osa päätöksistä tehdään kiireessä, jopa myöhässä tai ilman huolellista analysointia ja tietoa.
Työympäristösuunnittelija toimii silloin päätöksenteon tukena: tuo vaihtoehdot pöytään, perustelee, priorisoi ja varmistaa, että kokonaisuus pysyy yhtenäisenä. Asiantuntija on pureskellut kokonaisuuden tärkeisiinne ja tilanteeseenne valmiiksi, jolloin päätösten tekeminen helpottuu ja nopeutuu.
9. Kun toteutus pitää saada maaliin – eikä pelkkä suunnitelma riitä
Hyvä suunnitelma on vasta alku. Moni yritys tunnistaa tilanteen, jossa suunnitelma on olemassa, mutta toteutus alkaa elää omaa elämäänsä: toimittajat vaihtuvat, aikataulut venyvät ja yksityiskohdat unohtuvat ja lopputulos alkaa olla sinne päin.
Kokonaisvaltainen suunnittelukumppani tuo suunnitelman ja toteutuksen välille jatkuvuutta:
- suunnittelu ja toteutus pysyvät linjassa
- toimittajat saavat selkeät ohjeet
- muutokset dokumentoidaan ja hyväksytetään
- kokonaisuus etenee hallitusti ja aikataulussa
Kun joku vie projektin loppuun asti, lopputulos vastaa sitä, mitä alussa tavoiteltiin.
10. Kun kiinteistön omistajan kanssa tarvitaan selkeä vastuun- ja kustannusten jako ja sujuva yhteistyö
Toimitilamuutoksissa mukana on usein myös kiinteistön omistaja. Jokainen yritys toivoo, että vuokrasopimuksen mukaiset asiat etenevät ajallaan ja että muutokset ovat kaikkien osapuolten tiedossa ja hyväksyttyjä. Joskus kuitenkin tarvitaan apua ja määrittelyä myös siihen, mitä vuokrasopimukseen kirjataan, jotta lopputluos vastaa tavoitteita ja miten vastuut rajataan.
Tässä kohtaa asiantuntijan tuki voi olla ratkaisevaa:
- oleelliset asiat eivät jää huomiotta ja ”unohdu” sopimuksesta
- viestintä pysyy selkeänä
- muutokset ja päätökset dokumentoidaan
- kiinteistön omistaja pysyy mukana ja ajan tasalla
- projektin eteneminen ei pysähdy epäselvyyksiin
- kustannuskäsitys on mukana varhaisessa päätöksenteossa
Kun yhteistyö toimii, myös toteutus sujuu. Lue miten meidän kanssa yhteistyö on sujunut toteutuneesa projektissa.
Mitä työympäristösuunnittelu käytännössä sisältää?
Työympäristösuunnittelu on parhaimmillaan kokonaisuus, jossa yhdistyvät toiminnallisuus, visuaalisuus ja projektin hallinta. Se voi sisältää esimerkiksi:
- tilajärjestyksen ja tilankäytön suunnittelun tiimien tarpeisiin
- pintamateriaalit ja värimaailman
- valaistuksen ja tunnelman rakentamisen
- kalusteet, työpisteet ja kohtaamistilat
- akustiikan ja viihtyvyyden tukemisen
- henkilöstön hallittu ja rajattu osallistaminen ja sitouttaminen sekä pelisääntöjen kirkastamisen
- apu viestintään ja muutosjohtamiseen
- toteutuksen organisoinnin ja projektin etenemisen varmistamisen
- vanhojen kalusteiden hyödyntämisen ja hankintojen järkevöittämisen
Kun nämä suunnitellaan yhteen, tila toimii arjessa ja näyttää yritykseltä. VOit lukea lisää paveluistamme täältä.
Lopuksi: mistä tietää, että nyt kannattaa pyytää asiantuntija mukaan?
Usein paras hetki ottaa suunnittelukumppani mukaan on hyvissä ajoin ennen kuin projekti on jo täydessä vauhdissa. Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, keskustelu avun tarpeesta on tarpeen:
- Onko tämä varmasti oikea toimitilavalinta meille?”
- ”Kuka tämän tekee?”
- ”Kenellä on aikaa?”
- ”Mitä pitää ottaa huomioon?”
- ”Tiloille on nyt asetettu vaatimukset, miten varmistetaan toteutus?”
- ”En ole mikään sisustussuunnittelija”
- ”Tarvitaankohan me apua?”
Kun työympäristö tehdään hallitusti ja asiantuntevasti, se alkaa tuottaa arvoa heti: arki sujuu, tila tuntuu omalta ja yrityksen viesti vahvistuu myös tilakokemuksessa.
Lopuksi: mistä tietää, että nyt kannattaa pyytää asiantuntija mukaan?
Usein paras hetki ottaa suunnittelukumppani mukaan on hyvissä ajoin ennen kuin projekti on jo täydessä vauhdissa. Jos jokin näistä kuulostaa tutulta, keskustelu avun tarpeesta on tarpeen:
- Onko tämä varmasti oikea toimitilavalinta meille?”
- ”Kuka tämän tekee?”
- ”Kenellä on aikaa?”
- ”Mitä pitää ottaa huomioon?”
- ”Tiloille on nyt asetettu vaatimukset, miten varmistetaan toteutus?”
- ”En ole mikään sisustussuunnittelija”
- ”Tarvitaankohan me apua?”
Kun työympäristö tehdään hallitusti ja asiantuntevasti, se alkaa tuottaa arvoa heti: arki sujuu, tila tuntuu omalta ja yrityksen viesti vahvistuu myös tilakokemuksessa.